Microsoft Copilot on siitä metka kaveri, että moni innostuu siitä jo ensimmäisessä demossa. Sehän löytää tietoa vauhdilla, kokoaa asioita eri paikoista ja säästää arjessa aikaa ihan oikeasti. Mutta sitten tulee se olennainen kysymys: mitäs jos Copilot löytääkin enemmän kuin sen olisi tarkoitus?
Tämä on tosi yleinen huoli, kun puhutaan Copilotista ja tietoturvasta. Ja hyvä niin, koska asiaa kannattaa pysähtyä miettimään ennen kuin mennään tukka putkella eteenpäin. Hyvä uutinen on kuitenkin tämä: kyse ei ole siitä, että Copilot tekisi jotain omiaan. Useimmiten se vain näyttää meille sen, millainen meidän käyttöoikeuksien ja tiedonhallinnan todellinen tilanne on.
Copilot ei hiippaile lukittuihin kaappeihin
Yksi sitkeä väärinkäsitys on, että Copilot pääsisi käsiksi kaikkeen organisaation tietoon. Ei se ihan niin mene, sillä Copilot toimii käyttäjän omilla käyttöoikeuksilla. Mutta tässä kohtaa tullaan siihen savolaiseen “suattaapi olla” -kohtaan: jos käyttöoikeuksia on vuosien varrella kertynyt vähän sinne sun tänne, niin kyllä Copilot osaa hyödyntää juuri niitä samoja oikeuksia.
Jos työntekijällä ei ole pääsyä tiettyyn dokumenttiin, Teams-keskusteluun tai SharePoint-sivustoon, ei Copilotkaan sitä näe.
Tekoäly nostaa esiin sen, mikä on ollut vähän pöydän alla
Monessa organisaatiossa tiedostoja on jaettu kiireessä, projektit ovat päättyneet, Teams-tiimejä on syntynyt vuosien varrella vaikka kuinka paljon ja joskus joku kansio on jäänyt vähän liian avoimeksi. Aiemmin käyttäjän piti itse tietää, mistä etsiä. Nyt Copilot voi hakea tietoa sekunneissa useammasta paikasta. Siinä kohtaa näkyviin voi tulla myös se, mitä ei ehkä ole aiemmin huomattu.
Esimerkiksi tällaista voi löytyä:
- SharePoint-sivusto on avoin liian laajalle käyttäjäryhmälle
- Teams-kanavassa on materiaalia, jota kaikkien ei pitäisi nähdä
- Vanhojen projektien käyttöoikeuksia ei ole koskaan siivottu
- Luottamuksellisia tiedostoja ei ole luokiteltu tai suojattu
Tällaisissa tilanteissa Copilot ei välttämättä ole se varsinainen riski, vaan enemmänkin taskulamppu. Se näyttää, missä kohtaa komerossa tavarat ovat vähän miten sattuu. Ja sehän on oikeastaan aika hyödyllistä, jos asiaan tartutaan.
Copilot-agentit tarvitsevat selvät pelisäännöt
Kun organisaatiossa aletaan rakentaa Copilot-agentteja, käyttöoikeuksien merkitys kasvaa entisestään. Agentti voi hakea tietoa tietyistä lähteistä, vastata kysymyksiin ja auttaa työntekijää arjen hommissa. Mitä hyödyllisempi agentti on, sitä tärkeämpää on varmistaa, että sen käyttämä tieto on oikeiden ihmisten saatavilla, eikä koko kylän yhteisellä ilmoitustaululla.
Ennen käyttöönottoa kannattaa siis pysähtyä hetkeksi ja kysyä:
- Kuka saa nähdä mitäkin tietoa?
- Ovatko SharePoint-käyttöoikeudet ajan tasalla?
- Onko Teams-ympäristössä tarpeettomia oikeuksia?
- Miten luottamukselliset tiedot on suojattu?
- Onko tiedon omistajuudet määritelty?
Kun näihin kysymyksiin vastataan kunnolla, samalla paranee sekä tietoturva että käyttökokemus. Eli ei pelkästään laiteta ovea lukkoon, vaan myös varmistetaan, että oikeilla ihmisillä on oikeat avaimet.
Hyvä tietoturva ei jarruta Copilotia
Usein keskustelu lähtee liikkeelle pienestä varovaisuudesta. Voiko tekoäly nähdä liikaa, jakaa väärää tietoa tai nostaa esiin jotain, mitä ei olisi tarkoitettu kaikille? Se on ihan ymmärrettävä huoli. Mutta ehkä näkökulman voi kääntää toisin päin.
Kun käyttöoikeudet, tiedonhallinta ja tietosuoja ovat kunnossa, Copilotista saadaan paljon enemmän irti. Käyttäjät voivat luottaa vastauksiin, organisaatio voi hyödyntää tekoälyä turvallisesti ja investoinnille saadaan oikeasti vastinetta. Tekoäly ja tietoturva eivät siis ole vastakkaisilla puolilla pöytää. Ne istuvat mieluummin samalle penkille ja katsovat samaan suuntaan.
Mitä kannattaa tehdä ennen kuin päästetään Copilot tositoimiin?
Ennen Copilotin tai Copilot-agenttien käyttöönottoa kannattaa kurkata ainakin nämä viisi asiaa:
- SharePointin käyttöoikeudet
- Teams-ympäristön tietojen näkyvyys
- Tiedostojen luokittelu ja suojaus
- Vanhojen projektialueiden siivous
- Organisaation tiedonhallinnan käytännöt
Jo pienikin käyttöoikeuksien siivous voi tehdä ison eron. Välillä riittää, että vanhat projektialueet käydään läpi, turhat oikeudet poistetaan ja luottamukselliselle tiedolle laitetaan vähän ryhtiä. Ei sen tarvitse olla valtava järjestelmäprojekti, vaan ihan käytännönläheinen kevätsiivous toimii tässäkin.
Haluatko ottaa Copilotin käyttöön fiksummin ja turvallisemmin?
Marskidatan tulevassa webinaarissa käydään käytännönläheisesti läpi, miten Copilotia ja Copilot-agentteja voi hyödyntää turvallisesti, järkevästi ja niin, että niistä on oikeasti iloa arkeen. Ilmoittaudu mukaan kuulemaan, miten varmistetaan, että Copilot löytää oikean tiedon oikeille ihmisille, eikä ihan kaikkea kaikille. Se on kuitenkin tässä hommassa aika olennainen juttu.
