Tulostusratkaisut
Dokumenttien hallinta
Ota jatkuvasti kasvava tietomäärä haltuun ja luovu työntekijöidesi muistiin perustuvasta asiakirjojen kansioimisesta. Dokumenttien hallintajärjestelmän avulla löydät nopeasti juuri sen, mitä etsit.
1. Helppo ja nopea haku
Dokumenttien hallintajärjestelmästä löydät tiedostot niihin liittyvien metatietojen avulla. Sinun ei tarvitse enää muistaa, minkä kansion alikansiossa tarvitsemasi aineisto on.
2. Automaattiset työnkulut ja muistutukset
Voit liittää tallennettuihin dokumentteihin myös automaatioita. Järjestelmä voi esimerkiksi muistuttaa päättyvistä sopimuksista ja käynnistää erilaisia prosesseja.
3. Tietoturvallinen järjestelmä
Dokumenttien hallintajärjestelmä on suljettu ja tietoturvallinen kokonaisuus. Järjestelmä myös tallentaa lokitietoja siitä, kuka on käsitellyt aineistoja viimeksi ja mitä muutoksia niihin on tehty.
4. Räätälöitävissä sinun tarpeeseesi
Järjestelmämme on helposti räätälöitävissä eri alojen tarpeisiin. Tyypillisimpiä asiakkaitamme ovat HR- tai logistiikka-alan ammattilaiset sekä runsaita sopimusmääriä käsittelevät yritykset.
5. Nopea käyttöönotto
Dokumenttien hallintajärjestelmän räätälöiminen ei vaadi pitkää kehitysprojektia. Käyttöönotto onnistuu usein noin kuukaudessa sisältäen asiakaskohtaiset määrittely, testaukset ja koulutukset.
Dokumenttien hallintajärjestelmä tehostaa työtäsi
Säilytetäänkö sinunkin organisaatiossasi tärkeitä asiakirjoja sekä palvelimen yhteiskansioissa, erilaisissa pilvipalveluissa että työntekijöidesi omilla tietokoneilla?
Asiakirjojen hajautettu säilyttäminen ei ole tietoturvan tai työn tehokkuuden kannalta järkevää. McKinseyn raportin mukaan keskimäärin 1,8 h päivittäisestä työajasta kuluu tiedonhakuun. Tämä tarkoittaa jokaisen työntekijäsi kohdalla noin 9 tunnin turhaa selvittelytyötä joka viikko!
Me Marskidatalla tarjoamme sinulle helpon ja turvallisen väylän pois turhauttavasta tiedostojen haeskelusta ja työajan hukkaamisesta.
Dokumenttien hallintajärjestelmä on räätälöitävissä eri alojen tarpeisiin, mutta sen toimintaperiaate pysyy samana:
- uusien asiakirjojen syöttäminen järjestelmään skannaamalla tai sähköisesti tallentamalla
- asiakirjojen nopea haku metatietojen avulla
- tietoturvallinen asiakirjojen muokkaus ja lokitietojen tallentuminen
- automaattiset, esimerkiksi aikaperustaiset työnkulut
Dokumenttien hallintajärjestelmän avulla tehostat siis työn tekemisen tapoja läpi organisaatiosi.
kuluu tiedonhakuun.
Lähde: McKinsey.
järjestelmän tilaamisesta käyttöönottoon – sisältäen testaukset ja koulutukset.
palvelu.
suosittelee palveluitamme.
Dokumenttien hallintajärjestelmä osana jokapäiväistä työtä
Uuden järjestelmän opetteleminen voi tuntua työläältä prosessilta. Dokumenttien hallintajärjestelmän osalta voit kuitenkin huokaista helpotuksesta, sillä sen jokapäiväinen käyttö on vaivatonta.
Jos viet järjestelmään paperisia asiakirjoja, tarvitset skannerin.
Skannerin kautta tiedostojen tallentaminen on nopeaa ja helppoa – tätä tallennusväylää käytetään usein esimerkiksi logistiikka-alalla, jossa rahtikirjoja skannataan järjestelmään jatkuvasti.
Jos tallennat järjestelmään sähköisiä asiakirjoja, voit tallentaa ne suoraan esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmasta.
Integroimme dokumenttienhallintajärjestelmän käyttämiisi ohjelmiin niin, että asiakirjojen tallentaminen ja hyödyntäminen sujuu arjessasi mahdollisimman vaivattomasti. Järjestelmä on helppokäyttöinen ja lokitietojen ansiosta näet, kuka on muokannut tiedostoa viimeksi tai lisännyt päädokumenttiin liittyviä liitteitä.
Dokumenttien hallinnan ansiosta työn tekeminen yhdessä kollegoidesi kanssa helpottuu huomattavasti.
Ota yhteyttä
Olemme täällä auttamassa sinua kaikissa yrityksesi IT-tarpeissa.
