– Nyt on vaikeaa kuvitella, millä muulla tavalla tätä työtä voisi tehdä. Minullahan on Teams auki koko työpäivän, ja kaikki sisäinen viestintä ja dokumentitkin liikkuu sitä kautta, hämmästelee Xamkin viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen.
– Miten me muka aiemmin olemme työskennelleet?
Xamkin modernin työn projekti yhdessä Marskidatan kanssa käynnistyi entistä paremman sisäisen viestinnän tarpeesta.
– Tämän projektin punainen lanka on ollut se, että tiedon pitää kulkea ja töiden sujua koko Xamkin organisaation tasolla. Digitaalisia ympäristöjä on jo niin paljon, että me tarvitsemme yhteisiä pelisääntöjä, miten niissä toimitaan, jotta niistä saadaan kaikki irti ja samalla vältytään päällekkäiseltä työltä, kertaa Xamkin viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen.
Yhdessä Marskidatan asiantuntijoiden kanssa suunniteltu, kahdeksan kuukauden pituinen modernin työn projekti sisälsi kolme osa-aluetta: sisäisen viestinnän pelikirjan, Teams-ympäristön koulutukset sekä modernin työn valmennuskokonaisuuden.
Xamkin sisäisen viestinnän pelikirjan rakentaminen käynnistyi työpajoilla lokakuussa 2021. Alun perin työpajoja oli suunniteltu pidettäväksi kolme, mutta keskustelun edetessä työpajakertoja lisättiin vielä kaksi.
– Meillä oli tietty projektiryhmä kiinnitettynä pelikirjan tekemiseen, mutta sen lisäksi halusimme päästää koko henkilöstön osallistumaan työhön, kertoo Pukkila-Nupponen pelikirjan muotoutumisesta.
Xamkin sujuvan työn opas avattiin raakilevaiheessa koko henkilöstön kommentoitavaksi. Kommentointivaihe nähtiin tärkeänä muutosjohtamisen näkökulmasta, sillä se mahdollisti henkilöstön ajatusten esiintuomisen anonyymillä ja turvallisella alustalla. Kommentit paljastivat, mitkä olivat kuumia perunoita Xamkin työkulttuurissa.
– Kommenttikierros koettiin oppaan rakentamisessa hyödylliseksi. Saimme näkökulmaa siitä, mikä on tärkeää ja mikä turhaa, kuvailee Pukkila-Nupponen.
– Valmistuttuaan sisäisen viestinnän pelikirja nimettiin meillä Xamkilla Manuksi. Nyt meidän intrastamme löytyy siis Manu – sujuvan työskentelyn opas Xamkilaisille. Organisaatiossamme on henkilöstöä noin 900, ja Manun on tarkoitus linjata työntekoa mahdollisimman laajasti.
Xamkin esihenkilöt perehdytettiin sujuvan työn oppaan sisältöön, ja perehdytyksen lisäksi he saavat tarvittaessa viestintäasiantuntijoiden tukea oppaan linjausten hyödyntämiseen.
– Kaikki esihenkilöt siis sopivat omissa yksiköissään omat, tarkemmat käytäntönsä, mutta Manu tarjoaa Xamkin yleiset linjaukset heille taustatueksi. Osassa yksiköistä sujuvan työn oppaan hyödyntäminen ja käytänteet ovat vasta alullaan, kun taas osa yksiköistä on jo pidemmällä omassa työssään, kertoo Pukkila-Nupponen sujuvan työn oppaan jalkauttamisesta.
– Olemme saaneet esihenkilötasolta palautetta, että oppaasta on aidosti hyötyä. Se tarjoaa heille selkänojaa, mihin tukeutua, jos joissakin yksiköissä on esimerkiksi muusta organisaatiosta poikkeavat tavat toimia.
Teams-ympäristön koulutukset käynnistyivät pelikirjan rakentamisen rinnalle tammikuussa 2022 ja niitä järjestettiin yhteensä neljä. Ensimmäinen koulutus kohdistettiin sisällöltään esihenkilöille ja heidän Teams-käytön erityistarpeisiinsa, kun taas loput kolme koulutusta olivat avoimia koko Xamkin henkilökunnalle.
– Teams-koulutukset tekivät omalta osaltaan näkyväksi sujuvan työn opasta – emme siis olleet tekemässä vain ohjeistoa, vaan tarjosimme myös työkaluja käytänteiden viemiseksi arkeen. Koulutukset olivat napakan mittaisia ja henkilöstö osallistui niihin aktiivisesti, sillä jokaisessa koulutuksessa taisi olla reilu sata osallistujaa, luonnehtii Pukkila-Nupponen.
Koulutuksissa käsiteltiin Teamsia viestinnän työkaluna ja tehtävien hallinnassa, sekä tiedon ja dokumenttien hallinnan alustana. Kaikista koulutuksista tehtiin myös tallenteet ja ne tallennettiin Xamkin intraan, jotta tarvittava oppi olisi henkilöstön saatavilla myöhemminkin.
– Oli tärkeää käydä yhdessä läpi, missä esimerkiksi muokataan yhteisiä tiedostoja sekä mihin ja millä tavalla tiedostot tallennetaan, ettei samasta dokumentista synny monia eri versioita. Opin myös tekemään meemejä, eli aika rennoissa tunnelmissa Marskidata meitä koulutti!
Projektin aikana Xamkin SharePoint Online -intra integroitiin Teamsiin. Integroinnin myötä Xamkin viestinnän ja markkinoinnin tiimi keräsi myös hyödyllistä oppia siitä, miten muita sovelluksia on mahdollista integroida Teamsin kanssa.
– Nyt on vaikeaa kuvitella, millä muulla tavalla tätä töitä voisi tehdä. Minullahan on Teams auki koko työpäivän. Kaikki sisäinen viestintä ja dokumentitkin liikkuvat sitä kautta, hämmästelee Pukkila-Nupponen.
– Miten me muka aiemmin olemme työskennelleet?
Modernin työn teemoja syventävä valmennuskokonaisuus starttasi maaliskuussa 2022 ja se sisälsi yhteensä kuusi tapaamista. Valmennukset olivat kaikille Xamkilaisille avoimia, mutta niihin pyydettiin ennakkoilmoittautuminen, sillä ennen jokaista tapaamista osallistujia pyydettiin valmistautumaan teemaan orientoivan ennakkotehtävän kautta.
Valmennusten aiheita olivat mm. teknologiavälitteinen vuorovaikutus, digitaalisen työympäristön erityispiirteet sekä sosiaalinen tuki etäopetuksessa. Tapaamisen ensimmäinen osio oli rentoa, teoriapainotteista luentoa. Tämän jälkeen osallistujat jaettiin pienryhmiin ja ohjattiin keskustelemaan käsillä olevasta aiheesta. Lopuksi kokemukset jaettiin vielä yhteisesti.
– Minusta valmennukset tarjosivat varsinkin esihenkilöille hyvää sisältöä. Tämä oli koko modernin työn projektin akateemisin osuus, jossa syntyi hyviä keskusteluja. Osallistujia oli vähemmän kuin Teams-koulutuksissa, ehkä noin 30 henkilöä per valmennuskerta, sillä osallistuminen vaati ennakkotehtävänkin vuoksi enemmän sitoutumista. Toivottavasti osasimme viedä valmennuksista hyödyt myös käytäntöön, Pukkila-Nupponen pohtii.
– Kyllä suosittelisin Marskidataa tuttavilleni. Heillä on selvästi osaamista modernin työn teemoista, mutta he ovat myös muotoilleet omat tuotteensa hyvin ja kehittävät niitä koko ajan. Marskidatan asiantuntijoiden kanssa on ollut mukava tehdä töitä, ja heiltä on saanut tuoretta näkemystä omaankin työhön, kertoo Pukkila-Nupponen.
Digitaalisten työympäristöjen kehitys ja uuden oppiminen ei luonnollisestikaan loppunut Marskidatan ja Xamkin yhteisen projektin päättyessä. Vanhat alustat monipuolistuvat jatkossakin uusilla ominaisuuksilla ja työnkuvaan ilmaantuu varmasti uusia digiympäristöjä.
– Tämä on hyvä kivijalka, mihin rakentaa. Eiväthän nämä projektin aikana oppimamme asiat ole olleet monimutkaisia, pitää vain hoksata miten näitä työkaluja voi käyttää. Lisäksi pidän tärkeänä, että olemme oppineet lisää ihmisten osallistamisesta ja siitä, miten voimme hyödyntää sitä täällä Xamkin arjessa jatkossakin, kiittelee Pukkila-Nupponen.
Kuuntele #töissä -podcastista miten Xamkilla kehitettiin sisäistä viestintää yhdessä Marskidatan kanssa:
