– Ajatus tästä tuli alun perinkin Marskidatalta. He esittelivät modernin työn palveluitaan meille jo aiemmin muiden asioiden yhteydessä, mutta teema jäi ikään kuin ilmaan roikkumaan. Mietimme kyllä jo silloin, että olisi hienoa meilläkin kehittää viestintää tuohon suuntaan, Parikkalan Valo Oy:n verkkopäällikkö Hannu Ahokas kertoo.
Parikkalan Valo Oy on vuonna 1936 perustettu energiayhtiö, jonka pääliiketoiminta-alueet ovat sähkönsiirto ja sähkönmyynti. Keväällä 2022 yritys toteutti sisäisen viestinnän kehitysprojektin yhdessä Marskidatan kanssa ajatuksenaan selkiyttää yrityksen sisäistä tiedottamista ja keskittää viestintä paremmin yhteen kanavaan.
– Tavoitteemme oli siirtyä talon sisäisessä viestinnässä sähköpostista Teamsiin. Monet arjessa viestittelemämme asiat ovat lyhyitä keskusteluja, joten niitä on itse asiassa aika hankalakin käydä sähköpostissa. Jotain muita pikaviestikanavia olimme aiemminkin käyttäneet, mutta Teams tuntui järkevältä tavalta koota viestintä yhteen paikkaan, kun se oli jo kokouskäytöstä monelle tuttu, taustoittaa Parikkalan Valo Oy:n verkkopäällikkö Hannu Ahokas.
Viestinnän kehittämisen yhteistyökumppaniksi Marskidata oli itsestään selvä valinta.
– Ajatus tästä tuli alun perinkin Marskidatalta. He esittelivät modernin työn palveluitaan meille jo aiemmin muiden asioiden yhteydessä, mutta teema jäi ikään kuin ilmaan roikkumaan. Mietimme kyllä jo silloin, että olisi hienoa meilläkin kehittää viestintää tuohon suuntaan. Nyt organisaatiomuutosten sekä etätyön yleistymisen myötä viestinnän kehitysprojekti oli hyvä ajoittaa tähän kevääseen.
Parikkalan Valon modernin työn projekti käynnistyi kahdella Marskidatan vetämällä suunnittelutyöpajalla. Työpajoissa puhuttiin paljon siitä, ketkä tekevät arjessa yhteistyötä keskenään, millaisia ryhmiä, tiimejä ja kanavia Teamsiin olisi järkevä luoda, ja miten läpinäkyvää tai suljettua viestinnän halutaan olevan.
– Meillä henkilöstöstä noin puolet ovat asentajia ja puolet toimistotyöntekijöitä. Tiedottamiseen käytettävän Teamsin käyttöönotto koski luonnollisesti koko henkilöstöä, vaikka asentajat eivät olekaan työpöytäkäyttäjiä. Eri käyttäjäryhmien tarpeet piti huomioida jo suunnittelussa, kuvailee Ahokas.
Suunnitteluvaiheen jälkeen Parikkalan Valo halusi rakentaa Teamsin tiimi- ja kanavarakenteen itse, sillä workshopeissa luotu suunnitelma oli teknistä toteutusta ajatellen hyvin selkeä. Kun kaikki oli valmista, veti Marskidata erilliset käyttökoulutukset sekä toimistotyöntekijöille että asentajille. Koulutukset olivat sisällöltään keskenään erilaiset, jotta ne tarjosivat eri työtehtävien tarpeisiin nähden parhaan tiedon.
– Koulutuksiin ollaan kyllä tyytyväisiä, ne onnistuivat hyvin. Kaikessa uudessa jalkauttaminen on omasta mielestäni erityisen tärkeässä roolissa. Ei ole järkeä kehittää uutta, jos uusia työkaluja ei sitten osata tai haluta käyttää.
Vaikka Teams on ollut käytössä viestintäkanavana vasta muutaman kuukauden, sen hyödyntäminen erityisesti yleisten asioiden tiedottamisessa on Parikkalan Valossa nähty toimivaksi.
– Julkinen tieto jäsentyy aiempaa paremmin. Teams on myös lisännyt oman toimintamme läpinäkyvyyttä siten, että vaikka kaikki yhteiset viestit eivät koskettaisikaan juuri omaa työtä, on jokaisella mahdollisuus silti päästä näkemään ne, kertoo Ahokas viestinnän uudesta arjesta.
Sisäisen viestinnän kehitystyö on kuitenkin edelleen kesken, sillä uudet toimintamallit vaativat vielä totuttelua. Myös esimerkiksi osa työmaihin liittyvistä tärkeistä viesteistä varmistetaan edelleen puhelimitse, jotta epäselvyyksiä ei vahingossakaan pääse syntymään.
– Pitkiä prosessejahan nämä ovat, että uudet käytännöt saadaan käyttöön koko organisaation tasolla. Usein meillä jokaisella on oma tapansa toimia, joten esimerkiksi tiedon etsimiseen tai tallentamiseen liittyvissä uusissa ohjeistuksissa on kaikilla oma opettelemisensa, Ahokas toteaa.
– Minun mielestäni modernin työn projektimme oli onnistunut. Oli erittäin hyvä, että kokonaisuus räätälöitiin meidän näköiseksemme, ja vastaamaan meidän tarpeitamme. Ylimääräiseen tyhjäkäyntiinkään ei mennyt aikaa, sillä suunnittelutyöpajat ja koulutukset oli hyvin koostettuja, Ahokas arvioi.
Parikkalan Valo ja Marskidata ovat keskustelleet myös Teams-ympäristön ja yrityksen viestinnän jatkokehityksestä. Pitkä yhteistyö yritysten välillä on laajemminkin tarkasteltuna ollut onnistunutta.
– Suosittelen kyllä Marskidataa yhteistyökumppaniksi. Kaikki, mitä olemme yhdessä tehneet, on toiminut hyvin. Monet meidän projekteistamme ovat olleet aika spesifejä, mutta siitä huolimatta jokaiseen tarpeeseen heiltä on löytynyt hyvin osaamista.
– Esimerkiksi valvomon videoseinän toteutuksessa Marskidatalla oli tärkeä rooli oikeiden kontaktien löytämisessä ja tarvittavien, hieman erikoisempien laitteiden toimituksissa. Samalla tavalla myös palvelut AV-laitteisiin liittyen ovat Marskidatalla toimineet tosi hienosti, kehuu Ahokas.
