– Todella paljon olen kuullut, että valmennusta on kehuttu ympäri organisaatiota ja kokonaisuus on koettu uudenlaisena ja modernina. Ehdottomasti suosittelen Marskidataa yhteistyökumppaniksi ja uskon, että me itsekin teemme yhteistyötä heidän kanssaan paljon jatkossakin. On kiva, että on paikallinen toimija, joka tarjoaa modernia kokonaisuutta tarpeesta riippumatta, Etelä-Savon hyvinvointialueen ICT-asiantuntija Anni Sormunen kertoo.
Vuoden 2023 alussa Etelä-Savon hyvinvointialueeseen siirtyy yli 7000 ammattilaista 12 eri kunnan sote- ja pelastusorganisaatioista. Uudessa organisaatiossa digitaalinen ympäristö, järjestelmät, raportointitavat sekä työn tekemisen prosessit yhtenäistyvät, jonka seurauksena lähes kaikki hyvinvointialueorganisaation työntekijät tulevat ottamaan käyttöönsä uusia teknologioita.
– Vuonna 2020 käynnistyneessä Etelä-Savon Rakenneuudistus -hankkeessa yhtenä tavoitteena oli lisätä tulevalla hyvinvointialueella työskentelevän sote- ja pelastushenkilöstön digikyvykkyyttä. Tähän liittyen meillä Etelä-Savon hyvinvointialuevalmistelussa muotoutui ajatus muutosagenttitoiminnasta, jonka avulla voisimme tukea työntekijöiden digivalmiuksia organisaation sisältä käsin, taustoittaa Etelä-Savon hyvinvointialueen ICT-asiantuntija Anni Sormunen.
Marskidata voitti muutosagenttipilotin kilpailutuksen toukokuussa 2021, ja vuoden loppuun saakka kestänyt projekti käynnistyi heti.
– Henkilöstö on ollut oikeastaan yllättävänkin kiinnostunutta! Pilottivalmennuksen aloitti 41 henkilöä kolmesta eri organisaatiosta, ja heillä oli kyllä selvä kiinnostus kehittämistä ja digitaalisuutta kohtaan. Suurin osa valmennettavista oli substanssipuolen ammattilaisia, mutta mukana oli myös esimiehiä sekä henkilöitä organisaation tukitoimista, kuvailee Sormunen.
Muutosagenteille tarjottiin joka kuukausi valmennusta ja niiden lisäksi he saivat välitehtäviä harjoittelun tueksi.
– Kurssin sisältö oli monipuolinen. Valmennuksissa käytiin läpi kaikille yhteisiä työkaluja, kuten Microsoft Teamsin toimintoja, Wordia sekä PowerPointia. Toisaalta valmennukset käsittelivät myös hyvinvointialueeseen liittyviä asioita laajemmin, kuten keitä kaikkia sote-uudistus koskettaa ja mitä se käytännössä tarkoittaa.
Valmennuksessa harjoiteltiin myös omassa työyksikössä muutosagenttina toimimista käytännössä.
– Keskustelimme yhdessä, mitä pitää huomioida, kun antaa tukea vaikkapa järjestelmien käytössä. Huomasimme, että muutosagenttina esittäytyminen ja roolin esiintuominen omassa yksikössä vaatii myös jonkin verran tsemppaamista, sillä viestinviejänä toimiminen ei aina ole helppoa, Sormunen kertoo.
Pilottivalmennuksen päätteeksi luotiin yhteenveto, joka keskittyi muutosagentin roolin kiteytykseen sekä siihen, mitä agentit itse toivoisivat jatkolta.
– Muutosagentit saivat vapaasti kertoa, millaista muutosagenttina toimiminen oli käytännössä ollut, miten esimerkiksi ajankäyttö oli jakautunut sekä millä tavalla he kehittäisivät valmennusta jatkossa. Marskidata puolestaan auttoi meitä agentin roolin ja tehtävien kiteyttämisessä.
Vaatii kuitenkin vielä aktiivista työtä, että tieto muutosagenttivalmennuksesta leviää kaikkialle uudessa 7000 työntekijän hyvinvointialueorganisaatiossa.
– Selkein haaste on ollut saada tieto valmennuksista ja muutosagenteista leviämään. Agenttirooli vaatii myös aina esimiehen luvan, sillä siihen kuluu kuukausittain työaikaa, tiivistää Sormunen.
– Ennen kuin pilottivalmennus loppui, keskustelimme Marskidatan kanssa, miten saisimme muutosagenttitoiminnalle luontevasti jatkoa. Marskidata sitten ideoi ja rakensi muutosagenttien starttikurssin meidän SharePointiimme, Sormunen kertoo.
Starttikurssi on itsenäisesti tehtävä kokonaisuus, jonka kuka tahansa uutena muutosagenttina aloittava henkilö voi suorittaa. Kurssilla kerrotaan, mikä muutosagenttitoiminnan perusta ja tavoitteet ovat sekä miten muutosagenttina toimitaan. Lisäksi starttikurssin materiaalit käsittelevät digitaalisuuden roolia sote-uudistuksessa.
– Ajatus starttikurssista oli kyllä erinomainen. Marskidatan asiantuntijat ovat kyllä muutenkin olleet tosi innovatiivisia aiheen parissa, ja heidän asenteensa on mukavasti huumorisävytteinen, joten valmennukset ovat aidosti olleet osallistavia ja keskustelevia, hymyilee Sormunen.
– Todella paljon olen kuullut, että valmennusta on kehuttu ympäri organisaatiota ja kokonaisuus on koettu uudenlaisena ja modernina. Ehdottomasti suosittelen Marskidataa yhteistyökumppaniksi ja uskon, että me itsekin teemme yhteistyötä heidän kanssaan paljon jatkossakin. On kiva, että on paikallinen toimija, joka tarjoaa modernia kokonaisuutta tarpeesta riippumatta.
Tammikuussa 2022 järjestettyjen aluevaalien myötä Etelä-Savon hyvinvointialueelle valittiin 59 valtuutettua ja Marskidatan vahvuudet modernien työnteontapojen ja digiympäristöjen kouluttajana nähtiin jälleen tarpeelliseksi.
– Järkevimmäksi työskentely- ja informaatiokanavaksi valtuutettujen kesken koettiin Microsoft Teams. Osa valtuutetuista käyttää Teamsia työarjessaan sujuvasti, kun osa taas on saattanut jo siirtyä työelämästä pois. Käyttäjien osaamistaso oli siis laidasta laitaan. Oli kuitenkin selvää, että halusimme tarjota meidän luottamushenkilöillemme parhaat työkalut siihen, että he voisivat toimia parhaalla mahdollisella tavalla omassa tehtävässään, kertoo Etelä-Savon hyvinvointialueen koordinaattori Mari Hytönen.
Teamsin osaamisen kehittämisen tueksi Marskidata kokosi viisi napakkaa, puolen tunnin mittaista koulutusta.
– Virka-ajan ulkopuolella järjestettävillä, lyhyillä koulutuksilla osallistuminen pyrittiin tekemään luottamushenkilöille mahdollisimman helpoksi. Aktiivisimpia osallistujia ovat luonnollisesti olleet juuri he, jotka ovat kaivanneet vahvistusta omaan digiosaamiseensa. Osallistujat ovat olleet tyytyväisiä koulutusten antiin, sekä siihen, että koulutuksia ylipäätään on tarjottu, Hytönen kertoo.
Keväällä 2022 järjestettyjen koulutusten lisäksi Marskidata kokosi luottamushenkilöiden Teams-ympäristöön koulutuskeskuksen, josta löytyy niin sähköisen kokousjärjestelmän opastukset kuin Marskidatan muu koulutusmateriaali. Tämän lisäksi luottamushenkilöt saavat yhteyden Marskidatan asiantuntijoihin kätevän tuki-chatin kautta.
– Marskidatan ajatukset Teams-alustan kehittämiseen ja koulutussisältöihin ovat olleet sellaisia, mitä en itse olisi osannut edes ajatella. Kaikki vastaukset tuki-chatissakin tulevat mukavan nopeasti. Mielestäni kaikki on sujunut tosi hyvin, tiivistää Hytönen.
