– Modernin Microsoft-viestintäympäristön käyttöönotto oli nopeaa, ja sen avulla olemme vapauttaneet merkittävästi sisällöntuottajien aikaa rutiinitehtävistä. Tiedonhallinta, esteettömyys ja yhteisöllisyys ovat vahvistuneet, Etelä-Savon ammattiopiston viestintä- ja markkinointipäällikkö Marika Auvinen kertoo.
Etelä-Savon ammattiopisto Esedu tuottaa koulutuspalveluita osaamisen kehittämiseen lähes 320 ammattilaisen voimin. Aiempi yli 10 vuotta käytössä ollut intra oli täyttynyt vanhasta, vaikeasti hallittavasta tiedosta. Teknologia tai sisällöt eivät vastanneet enää tämän päivän tai tulevaisuuden tarpeisiin.
– Intran käyttö vei päivittäin ylimääräistä työaikaa sekä aiheutti epävarmuutta ja jopa turhautumista. Se ei ollut otollinen kaipaamallemme vuorovaikutteiselle viestinnälle, vaan tarjosi lähinnä puitteet perinteiselle tiedottamiselle, Auvinen kertoo.
– Tarvitsimme ketterän digitaalisen ympäristön, joka olisi helposti hallittavissa, miellyttävä käyttää ja jossa vastuualueet voitaisiin jakaa selkeästi. Samalla uudistuksessa oli huomioitava saavutettavuusdirektiivi, vaikka käyttäjä hyödyntäisi intraa erilaisilta päätelaitteilta, kuten puhelimelta tai tabletilta, Auvinen taustoittaa.
Sopivaa kumppania lähdettiin kartoittamaan julkisen kilpailutuksen kautta. Mukana oli Esedun viestintätiimin ja tietohallinnon edustajia.
– Tärkeitä kriteereitä olivat muun muassa hinta sekä palveluntarjoajan asiantuntemus Microsoft 365 -ympäristöstä. MS oli henkilöstöllemme tuttu entuudestaan ja halusimme toteuttaa myös uuden intran sen pohjalta, Auvinen kertoo.
Kun Marskidata voitti kilpailutuksen ja sopivaksi ratkaisuksi oli kirkastunut juuri Microsoftin Sharepoint Online -viestintäympäristö, projekti lähti vauhdilla käyntiin yhteisen pöydän ääressä.
Esedun tavoiteaikataulu oli kunnianhimoinen, mutta modernilla ratkaisulla ja Marskidatan osaamisella hallittu. Intraprojekti käynnistettiin syksyllä 2021. Joulukuun puoliväliin mennessä henkilöstölle pidettiin ensimmäiset esittelyt ja käyttökoulutukset. Oppimisen ja käyttöönoton kannalta oli tärkeää, että henkilöstöä kuultiin myös projektin alussa ja sen aikana.
– Toteutimme muun muassa kyselyn Esedun henkilöstölle ja selvitimme, mitä he halusivat uudesta intrasta löytyvän. Samoin otimme asiakkaan lähes 20 henkisen sisältötiimin mukaan suunnitteluun. Toteutimme heille myös käyttötestit sekä käyttökokemushaastattelut, joiden pohjalta teimme viimeistelyt ennen koko henkilöstölle esittelyä, Emma Klén, Marskidatan Team Leader ja Modern Work Specialist kertoo.
Iso projekti eteni tehokkaalla aikataululla selkeiden välivaiheiden mukaan. Projektiin oli sitouduttu hyvin sekä Esedun että Marskidatan puolesta, mikä näkyi tavoiteaikataulun toteutumisena.
– Usein suuret intravaihdokset mielletään vuosien ikuisuusprojekteiksi, joita ei lopulta saada edes kunnolla jalkautettua. Marskidatalla tehtävämme on todistaa näitä vanhoja ennakkoluuloja vääriksi. Moderniin viestintä- ja työympäristöön siirtyminen ei ole raskas prosessi ja se kantaa nopeasti hedelmää, Klén jatkaa.
– Käytännössä koko sisäisen viestinnän ympäristömme sekä käyttöönotto ja koulutukset räätälöitiin täysin omiin toimintamalleihimme, lähtötasoomme ja tarpeisiimme sopiviksi. Pystyin milloin vain olemaan yhteydessä oikeaan henkilöön projektille luodun viestintäkanavan kautta, ja olimme kärryillä eri vaiheiden etenemisestä, Auvinen sanoo.
– Marskidatalla on vahva asiantuntemus Microsoft-ratkaisuiden uusista ominaisuuksista ja mahdollisuuksista. He tietävät myös, mitä on aina seuraavaksi tulossa.
Uuden Microsoft-viestintäympäristön myötä Esedun arjesta on jäänyt monia manuaalisia tehtäviä pois.
– Aikaisemmin kokosin käsin esimerkiksi sähköposteihin lähtevät yhteenvedot intran uutispalstamme tuoreimmista sisällöistä. Nyt ne lähtevät kaikille automaattisesti, ellei henkilö ole jo lukenut niitä. Tämä oli yksi esimerkki muutoksista, jotka ovat helpottaneet koko sisältötiimimme työtä, Auvinen selittää.
Uusi viestintäympäristö mahdollistaa myös vastuun hajauttamisen intran sisältöjen hallintaan liittyen. Tieto on helposti löydettävissä, eikä kaikkea tarvitse kierrättää sisällöntuottajien kautta.
– Toisin kuin ennen, emme välttämättä päivitä intran sisältöjä päivittäin, ja ne pysyvät silti ajan tasalla.
Uusi intra auttoi jo ensimmäisten kuukausien aikana Esedua tavoitteessa kohti osallistavampaa työyhteisöviestintää. Auvisen mukaan henkilöstö on ottanut uuden ympäristön aktiivisemmin haltuun vanhaan intraan verrattuna.
Sisäisillä kanavilla käydään enemmän keskustelua ja jaetaan oleellista tietoa. Samalla kehittynyt kokonaisuus antaa armoa virheille. Tarvittaessa esimerkiksi tietty versiohistoria on nopeasti palautettavissa.
– Voin suositella lämpimästi Marskidataa heidän ammattitaitonsa vuoksi. Intraprojektin jälkeenkin yhteistyö on jatkunut. Saamme heiltä tukea, jos tulee jokin ongelma, herää kysymyksiä tai hoksaamme uusia kehitystoiveita. Missään vaiheessa ei ole tullut sellainen olo, että meidät on jätetty yksin julkaisun jälkeen. Työyhteisöviestinnän näkökulmasta siirtyminen moderniin työympäristöön on ollut merkittävä kehitysaskel, jossa projektin hinta-laatusuhde on ehdottomasti ollut kohdallaan, Auvinen sanoo.
