– Työhistoriani aikana olen nähnyt useita projekteja, jotka eivät ole toteutuneet odotetusti. Marskidatan kanssa on ollut kiva, ettei ole itse tarvinnut stressata, menevätkö projektit maaliin. He hoitavat kaikki työt juuri niin kuin on sovittu – aina, kertoo Business Joensuun kehityspäällikkö Hanne Huhmarsalo.
Business Joensuun tarve oli yhtenäistää työnteon tapoja digiloikan jälkeen. Teamsiin siirtyminen tapahtui pandemian alkaessa nopeasti, eikä yhteisiä pelisääntöjä 50 hengen organisaatiossa ehditty sopia.
– Huomasimme, että henkilöstö oli alkanut kuormittua palaveriputkiin ja Teamsin käyttöön, kun yhteisiä, selkeitä toimintamalleja ei ollut. Etsimme ratkaisua, miten selkiyttäisimme työskentelyä koko henkilöstön tasolla, kuvailee Huhmarsalo lähtötilannetta.
Ensimmäinen kontakti Marskidatan modernin työn palveluihin syntyi LinkedIn:ssä, kun Marskidatan asiakasvastaava huomasi Huhmarsalon työn sujuvoittamista pohdiskelevan julkaisun ja otti yhteyttä.
– Aiemmin Marskidata oli nimenä tuttu, sillä tiesin että he myyvät kopiokoneita. Olin kuitenkin yllättynyt, että heillä on tällaisiakin palveluita! Me Business Joensuulla olimme hetkeä aiemmin tehneet intraprojektin erään toisen toimijan kanssa, mutta Marskidatan modernin työn pelikirja vaikutti niin suoralta ratkaisulta haasteeseemme, että päätimme aloittaa yhteistyön alkuvuodesta 2022, kertoo Huhmarsalo.
Yhteisiä työnteon tapoja linjannut pelikirjaprojekti rakentui muutaman Marskidatan ohjaaman työpajan ympärille, joiden lisäksi Huhmarsalo työsti materiaalia eteenpäin sekä itse että yhdessä Business Joensuun johtoryhmän kanssa. Pian tuli kuitenkin selväksi, että pelikirjan julkaisemisen jälkeen henkilökunta tarvitsisi myös koulutusta, jotta ohjeistetut toimintamallit saataisiin sulautettua arkeen.
– Meillä Business Joensuun organisaatiossa työskentelee ihmisiä laajalla ikähaitarilla sekä erilaisilla taustoilla. Pelikirjassa linjaamme, että Teams on pääasiallinen työvälineemme, joten koulutusten avulla halusimme varmistaa myös, että jokainen työntekijämme osaa sitä turvallisesti ja luottavaisin mielin käyttää, tiivistää Huhmarsalo.
Marskidata kokosi pelikirjan teemoista kolme eri koulutusta: Teams työn käyttöliittymänä ja viestinnän välineenä, Teams dokumenttienhallinnassa sekä Teams tehtävienhallinnassa. Osallistujia jokaisessa koulutuksessa oli useampi kymmen, ja lisäksi koulutustallenteet jäivät Business Joensuun henkilöstön käyttöön.
– Marskidatan modernin työn asiantuntija Elisa sai kyllä meillä kiitosta. Hänen tapansa kouluttaa oli selkeä ja napakka, mutta silti tunnelma oli lämmin. Vaikka koulutuksissa käytiin paljon asiaa tiiviisti, ilmapiiri oli sellainen, että jokainen varmasti uskalsi kysyä mielen päällä olevat asiat, kehuu Huhmarsalo.
Vaikka pelikirjaprojektin aloittamisesta ei ole vielä kulunut edes täyttä vuotta, siinä sovittujen yhteisten toimintamallien vieminen käytäntöön näyttää sujuneen Business Joensuun organisaatiossa hyvin.
– Minulla kuluu nykyään vähemmän aikaa ihmisten neuvomiseen, joten ohjeet on selvästi otettu käyttöön. Lähestulkoon kaikki ovat rohkaistuneet Teamsin käyttöön ja tarpeelliset ominaisuudet ovat siellä aktiivisesti käytössä ja kalenterit pysyvät ajan tasalla, kertoo Huhmarsalo nykytilanteesta.
Yhteistyö Marskidatan kanssa jatkui luontevasti myös pelikirjaprojektin ja Teams-koulutusten jälkeen.
– Aiemmin meillä oli aina sama haaste uuden työntekijän saapuessa tai vanhan lähtiessä – mitä kaikkea tässä vaiheessa pitikään muistaa? Tiedot olivat miljoonalla muistilapulla monella eri henkilöllä, joten prosessi ei ollut erityisen hallittu. Marskidatan ratkaisu tähän haasteeseen osui taas niin suoraan meidän tarpeeseemme, ettei tarvinnut juuri miettiä, että lähdetäänkö toteuttamaan vai ei.
Marskidatan modernin työn asiantuntija kokosi Business Joensuun SharePoint Online -ympäristöön valmiin perehdytyspolun Microsoft Planneriin. Mallipohjaa kopioimalla jokaisen uuden tai poistuvan työntekijän kohdalla on nyt helppo huolehtia kaikista tarvittavista työvaiheista.
– Myös modernin työn pelikirja on osoittautunut erinomaiseksi välineeksi perehdytyksessä, sillä sen avulla jokainen uusi työntekijä pääsee kiinni meidän tapoihimme työskennellä, kuvailee Huhmarsalo.
Marskidatan modernin työn asiantuntijoiden ydintehtävä on auttaa erilaisia organisaatioita hyödyntämään digitaalisia työympäristöjä työn sujuvoittamiseksi ja yhteistyön helpottamiseksi.
– He toimivat itse niin kuin opettavat. Viestin Marskidatan asiantuntijan kanssa Teamsin välityksellä, ja häneltä saa nopeasti vastauksen ja ratkaisun. Lisäksi tuntuu, että heillä on aina jotain uutta ideaa ja ratkaisua tarjolla. Viimeisimpänä hän nauhoitti meille video-ohjeita pyydetyistä teemoista. Videoissa on sisällysluettelo, jonka avulla tiedonhakija voi klikata itsensä oikeaan kohtaan videolla, Huhmarsalo kuvailee vaivatonta yhteistyötä.
– Meille tärkeintä yhteistyökumppanissa on sujuva toiminta, ja tämä on keskeisin syy, miksi jatkamme yhteistyötä Marskidatan kanssa. Työhistoriani aikana olen nähnyt useita projekteja, jotka eivät ole toteutuneet odotetusti. Marskidatan kanssa on ollut kiva, ettei ole itse tarvinnut stressata, meneekö projektit maaliin. He hoitavat kaikki työt juuri niin kuin on sovittu – aina.
Huhmarsalo suosittelisi Marskidataa niin tuttavilleen kuin myös Business Joensuun asiakkaille:
– Marskidatan palvelu on samaan aikaan luotettavaa ja asiantuntevaa, mutta myös ihmisläheistä ja ystävällistä. He tekevät aina sen, mitä on sovittu, tiivistää Huhmarsalo.
