Aalto-yliopiston ylioppilaskunta eli AYY on noin 17 000 Aalto-yliopiston opiskelijan palveluorganisaatio. Ylioppilaskunnassa työskentelee noin 50 henkilöä. Kehityspäällikkö Annika Ojelman työpöydällä on monenlaisia yleishallinnallisia ja HR-tehtäviä. Lisäksi hän johtaa IT-toimintoa.
– Ongelmat kiteytyivät siihen, että olemme pieni ja pippurinen yhteisö, joka on halunnut tehdä kaiken itse. Microsoft 365 on aikoinaan otettu käyttöön ilman ulkopuolisen palveluntarjoajan apua ja ketteränä organisaationa olemme säästäneet opiskelemalla itse. Lopputulos ei kuitenkaan ole ollut johdonmukainen eikä organisaatio ole pysynyt ajan tasalla uusissa ominaisuuksissa ja päivityksissä, Ojelma kertoo lähtötilanteesta.
Osaamisesta ei ole ollut pulaa, vaan työajasta. Kokonaisuus oli kasvanut liian suureksi yhden henkilön hallittavaksi.
– Todettiin, että on turvallisempaa riskienhallinnan ja jatkuvuuden kannalta, kun otamme ulkopuolisen IT-kumppanin tueksemme kokonaisuuden hallintaan.
Kumppanuuden eduiksi nousivat AYY:n tarpeisiin räätälöity kokonaisvaltaisuus ja projektin edistämisen selkeyttäminen
Uuden Microsoft-kokonaisuuden käyttöönottoa oli jo aloitettu yksin, kun projektin laajuus valkeni. Ojelman tehtäväksi jäi selvittää, millasia palveluntarjoajia Suomessa oli, jotka olivat erikoistuneet nimenomaan Teams- ja SharePoint -ympäristöjen selkeyttämiseen. Marskidata nousi esiin netistä löytyneiden referenssien perusteella ja he hyppäsivätkin avuksi käyttöönottoon.
– Dokumentaatio, työohjeet ja muu tieto oli levällään eri ihmisten takana ja tämä piti saada korjattua. Lähdimme liikkeelle intrasta ja rakensimme oman sivuston AYY:lle. Intraan koottiin yleistä tietoa sekä henkilöstö- ja IT-ohjeita. Intran ohessa Teams-rakennetta selkiyttämällä laitoimme informaatiotulvan kuriin.
Yhdessä Marskidatan kanssa, AYY selkiytti työyhteisöviestinnän pelisääntöjä ja tiedonhallinnan rakenteita Teamsissä ja SharePointissa. Lisäksi AYY uudisti osan laitteistaan, hankki ServiceDesk-palvelun sekä DMA-palvelun, eli laitteiden etävalvonnan.
Intra vaatii jatkuvaa päivittämistä ja sitä kautta mittavaa sisällöntuotantoa. Resursseja vaadittiin myös mm. tiedostojen siirtoon ja uudelleenjärjestelyyn oikeisiin paikkoihin. AYY sai Marskidatalta runsaasti perehdytystä käyttäjille sekä tukea niihin käyttöönoton vaiheisiin, jotka AYY toteutti itse.
– Marskidatan kanssa kartoitettiin myös AYY:n tulostuskokonaisuutta ja totesimme saavamme kattavamman kokonaispalvelun heiltä. Kaksi isoa tulostinta vaihdettiin joulukuussa ja viimeinen lisäosa saapui tammikuun lopussa, Ojelma lisää.
Kumppanuuden eduiksi nousivatkin juuri AYY:n tarpeisiin räätälöity kokonaisvaltaisuus ja projektin edistäminen selkeyttä tuoden, resurssien lisäyksen rinnalle.
– Projektin määrittelystä lähtien koko yhteistyö on sujunut tosi hyvin, Ojelma toteaa.
– Marskidatan yhteyshenkilö on ollut aktiivinen kyselemään projektin perään ja kertomaan lisätuotteista. Arvostan rehellisyyttä ja sitä, että hän on kartoittanut keitä ja missä vaiheessa olemme ja sitten kertonut mitä he voivat tarjota – hän on tehnyt tosi hyvää työtä. Meillä on ollut hyvä luotto yhteyshenkilöömme: palvelunkuvaukset toteutuivat ja odotuksemme lunastettiin, Ojelma kiittelee.
– Marskidatalla onnistuttiin erityisen hyvin yhteydenpidossa projektin osalta. He eivät missään vaiheessa jättäneet meitä pulaaan, vaan olivat aidosti kiinnostuneita siitä, miten meillä menee.
Ojelma toteaa suosittelevansa Marskidataa, sillä yhteistyö oli sujuvaa, asiantuntevaa ja ystävällistä.
– Yksi Marskidatan vahvuuksista on, että he ovat joustavia. Viime kesän lopussa kävi ilmi, että aikataulumme oli venymässä. Marskidata pystyi kuitenkin koko ajan resursoimaan projektimme jatkon ja heiltä on aina löytynyt aikaa meille.
