Tällä hetkellä on vaikea olla törmäämättä keskusteluihin, joissa aiheena on Microsoft 365 Copilot, tekoälypohjainen työkalu, jonka avulla käyttäjät voivat parantaa luovuuttaan, tuottavuuttaan ja taitojaan. Ei siis ihme, että sen ympärillä käy kuhina ja organisaatiot sekä käyttäjät haluavat hyötyä sen tuomista eduista. Teknisestä näkökulmasta Microsoft 365 Copilotin käyttöönotto ei vaadi aikaa vieviä asennuksia järjestelmänvalvojilta tai käyttäjiltä.
On kuitenkin tärkeä ymmärtää, mitä tietoa Microsoft 365 Copilot pystyy tarjoamaan käyttäjilleen, ja mitä asioita on otettava huomioon ennen sen käyttöönottoa. Tähän blogiin olen nostanut muutaman aihealueen, joihin kannattaa tutustua ennen käyttöönottoa.
Käyttöoikeudet
Copilot tarjoaa käyttäjälle vastauksia sisällöstä, johon käyttäjällä on vähintään tarkasteluoikeudet. Tämän vuoksi on tärkeää tiedostaa, missä yrityksen sensitiivinen data sijaitsee ja kenellä kyseiseen dataan on oikeudet. Copilot ei hyödynnä pelkkiä suoria käyttöoikeuksia, vaan riittää että käyttäjälle on jaettu linkillä pääsy johonkin sijaintiin tai tiedostoon.
Käyttäjä on voinut esimerkiksi luoda jakolinkin OneDrivessa tai SharePointissa sijaitsevaan tiedostoon käyttäen asetusta ”Yrityksen X henkilöt”, mutta on lähettänyt tuon linkin vain yhdelle henkilölle. Tähän mennessä on mahdollista, että muut käyttäjät eivät ole tiedostoa löytäneet. Copilotin käyttöönoton jälkeen Copilot osaa tarjota kaikille yrityksen käyttäjille vastauksia liittyen kyseisen dokumentin sisältöön.
Tiedon ajantasaisuus
Onko ympäristössä mahdollisesti vanhentunutta tietoa, josta Copilot saattaa tarjota vastauksia käyttäjille? Onko Teams-tiimien ja muiden SharePoint-sivustojen tiedostokirjastot ja sisältösivut ajan tasalla?
Copilot tarjoaa lähtökohtaisesti käyttäjille vastauksia viimeksi muokatuista tai luoduista tiedostoista, mutta on myös mahdollista, että käyttäjä saa vanhentunutta tietoa, jos tiedostoista on useita versioita eri sijainneissa. On siis tärkeä varmistaa, että tiedostojen versionhallinta on kunnossa ja vanhentuneet dokumentit on poistettu tai siirretty sijaintiin, joka on rajattu pois Copilotin hausta.
Luottamuksellisuustunnisteet ja Copilot
Tunnisteiden avulla voit määritellä, kuinka arkaluontoisia organisaatiosi tiedot ovat. Voit käyttää niitä esimerkiksi sähköposteissa tai tiedostoissa, ja näin vaikuttaa myös Copilotin tuottamiin tuloksiin. Jos esimerkiksi tiedostolle määritetty tunniste käyttää salausta, tämä vaatii käyttäjältä vähintään oikeudet kopioida kyseisestä tiedostosta, jotta Copilot voi palauttaa tietoja kyseisestä kohteesta.
Tunnisteet myös periytyvät Copilotin avulla luotuihin dokumentteihin. Jos luot uuden dokumentin Copilotin avulla ja dokumenttiin on tuotu sisältöä sisäiseksi määrittelystä dokumentista, luokittuu uusi dokumentti automaattisesti sisäiseksi.
Ennen Microsoft 365 Copilotin käyttöönottoa
Vaikka tämän työtäsi tehostavan niin sanotun tekoälyassistentin käyttöönotto polttelee jo sormenpäitä, ota silti oma aika tarkastella Microsoft 365 -ympäristöäsi. Listasin sinulle ne asiat, jotka tulisi ainakin ottaa huomioon ennen Microsoft 365 Copilotin käyttöönottoa:
- Käyttöoikeudet
- Tarkasta Teamsin ja SharePointin käyttöoikeudet ja rakenteet, sekä muokkaa niitä tarvittaessa.
- Jakoasetukset
- Tarkista organisaatio- sekä sivustotason jakoasetukset SharePointissa ja OneDrivessä.
- Tiedostojen elinkaaren hallinta
- Tarkista tiedostojen versionhallinta ja poista vanhentunut tieto
- Henkilöstön osaaminen
- Määritä käytännöt ja opasta
- Turvallinen tiedostojen jakaminen
- Miten ja mihin tietoa tallennetaan
- Tunnisteet
- Tarkista luottamuksellisuustunnisteet ja niiden hyödyntäminen arkaluontoisen materiaalin suojaamisessa.
Tarvitsetko apua?
Marskidatalta saat Microsoft 365 Copilotin lisenssien lisäksi opastusta Copilotin käyttöönottoon. MD Copilot -palvelumme sisältää tietoturvallisen käyttöönoton ja Copilot-koulutuksen. Koulutuksen avulla henkilöstö oppii, miten vapauttaa aikaa rutiininomaisissa työtehtävissä, sekä miten tehostaa tuottavuutta.
MD Copilot -palvelussa
- Kartoitetaan sensitiivisen datan sijainnit
- Tarkistetaan datan käyttöoikeudet
- Tarkistetaan oletustunnisteiden käyttö
- Tutustutaan Copilotin toimintaan
- Saadaan parhaat vinkit Copilotin käyttöön
- Saadaan täsmävinkit Microsoft 365 -ohjelmista
Tutustu lisää Copilottiin
- Sinua saattaa kiinnostaa myös Copilot-aiheiset blogimme:
- Kumpi on parempi, ChatGPT vai Microsoft 365 Copilot?
- Copilot Microsoft 365 – kuinka ottaa tekoäly tehokkaasti käyttöön, osa 1 ja osa 2.
- Microsoft 365 Copilot – ikioma AI-assistenttisi.
Ota yhteyttä
Myyntitiimimme auttaa kartoittamaan tilanteesi, ota rohkeasti yhteyttä myyntiin myynti@marskidata.fi tai soita suoraa omalle Marskidatan luottomyyjällesi. Mikäli yrityksesi on uusi lisenssitilaaja, kysy lisätietoja loppuvuoden 2024 lisenssialennuksesta.
