Vinkit toimivaan etätyöpäivään - takana ensimmäinen vuosi etätöissä

Suurin osa meistä on saanut tuntumaa etätöihin viimeisen vuoden aikana, itselläni päätoimiset etätyöt alkoivat jo tammikuun alussa 2020 pienen polvioperaation seurauksena. Miten etätyövuosi on mennyt ja mitä siitä on jäänyt käteen, onko löytynyt uusia toimintatapoja, onko jostain jouduttu tinkimään, mikä on lopputulema.

Moni siirtyi vauhdilla etätyöskentelyyn keväällä koronan seurauksena ja ajatuksena oli alkuun, että tämä on lyhyt periodi ja kohta takaisin tutulle toimistolle. Arvioidun lyhyen ajanjakson vuoksi monikaan ei sen enempää ajatellut miten ja missä etätöitä tekee, kunhan joku kulmaus tai pöydän nurkka kotoa löytyy niin kyllä siinä sen verran.

Etätyöt jatkuu kotona

Etätyöt jatkuukin odotettua pidempää, se pienellä pallilla vaatehuoneessa istuminen ei tunnukaan enää mukavalta kuten alussa, ja työtkin alkaa takkuamaan. Toimistolla ergonomia on säädetty kuntoon, käytössä on sähköpöytää, isoa näyttöä, ergonomista hiirtä, hyvät valot. Nyt samat työt sitten pitäisi tehdä pelkällä läppärillä jossain nurkassa ja kun Teams-palaveri on alkamassa, niin joku on vienyt kuulokkeet, eikä niitä löydy mistään… Kaaos on valmis.

Miten itse työn teko onnistuu, kun kotiaskareet on läsnä? Sama tila missä olet kotona on nyt työpaikka? Miten siirtyä töihin siirtymättä töihin? Pystytkö siirtämään ajatukset työtekoon tutussa kotiympäristössä, kun koululaiset pörrää ympärillä ja kyselee, että mitä sinä täällä kotona teet. Entä toimiston tutut kahvitauot tai lounastauot työkavereiden kanssa. Onko etätyöpiste nyt myös kahvi -ja lounaspiste, eväät siinä läppärin vieressä ja sujuvasti töiden lomassa?

Löytyykö ylläkuvatuista tilanteista yhtäläisyyksiä omaan etätyöskentelyyn? Uskon että monella voi olla vastaavia kokemuksia.

Keskimäärin 4,5 päivää viikossa on minun ensimmäisen vuoden saldo etätöistä. Olen käynyt läpi samat ajatukset kuin moni muukin, etätyö on tehokasta, saa enemmän aikaan, voi tehdä rauhassa. Mutta on se myös hyvin yksinäistä, ei oikeita sosiaalisia kontakteja ja välillä tulee aikoja, ettei vaan saa hommaa käyntiin, ei vaikka mitä tekisi.

Toimivan etätyöpäivän aikatauluttaminen

Vuoden aikana olen rakennellut etätyöhön oman mallini, joka mielestäni toimii, ainakin minulla.

Pyrin suunnittelemaan päivät aina hyvissä ajoin, laitan kaikki tehtävät kalenteriin alkaen aamusta kello 8.00, tarkastan seuraavan päivän vielä edellisen päivän lopussa ja niin on selkeää se, mistä aamulla aloitan. Laitan kalenteriin myös omat itsenäisesti tehtävät asiat, näin niillekin tulee varattua aikaa.

Aamun aloitan työmatkalla, eli aamupalan jälkeen käyn kävelylenkillä. Kävelen siis töihin, saan raikasta ulkoilmaa ja lenkin jälkeen alkaa työpäivä suunnitelman mukaisesti.

Pidän kahvitauot aamupäivällä ja jossain vaiheessa iltapäivällä. Tuolloin siirryn pois työpöydän äärestä, vaikka sohvalle ja luen vaikka Hesaria sen aikaa. Lounastauon pidän puolen päivän maissa, syön joko kotona keittiössä tai jossain lounaskuppilassa. Menen kävellen, mikäli mahdollista. Lounaan jälkeen työt jatkuu suunnitelman mukaisesti, sen mukaan mitä kalenteriin olen pistänyt.

Työt loppuu sitten kun loppuu, yleensä viimeiset merkinnät on 15.30-16.30, sitten tsekkaus seuraavaan päivään ja siirtyminen takaisin kotiin.

Etätyöpisteen varustus

Työpisteen olen pystynyt varustamaan kunnolla. Eli on kunnon pöytä, tuoli, hieman isompi näyttö, webbikamera ja soundbar äänille. En tykkää kuulokkeista, joten minulle luontevampaa on mikrofoni ja kaiuttimet. Hyvillä kuulokkeilla pärjää erinomaisesti ja silloin ulkopuolisetkaan ei tarinoitani kuule. Verkkokokoukset ovat iso osa monen etätyöpäivää, joten hyvät äänilaitteet parantavat huomattavasti kokousten sujuvuutta ja vähentävät kokouksen aiheuttamaan stressiä.

Verkkokokouksissa pidän aina kameran päällä ja kehotan myös muita osallistujia tekemään niin.  On tärkeää nähdä ihmiset kuvaruudun takana, ilmeet ja eleet tekee kokoustamisesta huomattavasti mieluisampaa kuin puhuminen pelkille etukirjaimille. Valoihin olen myös kiinnittänyt huomiota, jotta näen tehdä töitä kunnolla, mutta myös sen vuoksi, että verkkokokouksissa kuva näkyy hyvin vastapuolelle.

Jos olen muistanut kauppareissulla tehdä oikeita hankintoja, niin otan työpöydälle jotain hedelmiä tai vaikka porkkanoita popsittavaksi ja vettä juomaksi, ettei tule juotua pelkkää kahvia koko päivän.

Mitä tehdä kun ajatus jumittaa etäpäivänä?

Kun ajatus sitten jumittaa ja työt ei etene, käyn kävelemässä joko kodissa tai jos tuntuu, että olisi annettava päälle vähän happea, niin kävelen sitten pikku lenkin ulkona, 10-15 minuuttia auttaa jo paljon.

Näillä toimenpiteillä minä olen saanut oman etätyöni sujumaan suhteellisen mukavasti. Jokaisella on varmasti muotoutunut omat tavat toimia ja järjestellä etätyöt, joista tulee monelle normaali tapa tehdä töitä, ainakin osittain.

Tässä vielä yhteenvetona vinkkini etätöihin: 

• Pyri järjestämään etätyöpiste niin, että siinä on hyvä tehdä töitä: sijainti, ergonomia, valot
• Kalusta etätyöpiste tarpeellisilla laitteilla: hyvä näyttö, webbikamera, kuulokkeet tai kaiuttimet
• Varmista, että työpaikkasi taustajärjestelmät tukevat etätyön tekoa, niin että pääset kiinni kaikkiin järjestelmiin sekä tiedostoihin tietoturvallisesti ja, että etäkokoustaminen sujuu vaivattomasti.
• Suunnittele etätyöpäivät hyvissä ajoin. Päivän aloitus on helpompi, kun se on suunniteltu heti aamusta alkaen ja samalla päivästä tulee tehokkaampi.
• Suunnittele myös tauot, kahvitauot ja lounas, lyhyet tauot jaksottavat hyvin päivää ja samalla on hyvä hetki irrottaa ajatukset töistä hetkeksi.
• Työmatka: Tee aamulla työmatka, eli pikku lenkki kävellen, juosten, pyörällä tai millä vaan mutta ulkona. Saat happea aivoille ja aloitat työt virkeänä.
• Eväät: varaa itsellesi sopivia välipaloja päivälle popsittavaksi, äläkä unohda lounasta.

Minulle etätyö on tuonut uusia toimintatapoja ja järjestelmällisyyttä työhön. Kaipaamaan olen jäänyt aitoja sosiaalisia kontakteja. Yhteenvetona omalla kohdalla etätyöt toimii ja tulen jatkamaan niitä pandemiatilanteen rauhoituttua ainakin osittaisena työmuotona.

Jos löysit tästä vinkkejä itsellesi, omaan etätyöskentelyyn, niin ota käyttöön. Jos taas etätöiden tekniset järjestelyt tarvitsee tarkennusta, oli kyseessä sitten laitteet etätyöpisteeseen tai työpaikan järjestelmien kehittäminen paremmin etätyöskentelyä tukeviksi, autamme Marskidatalla mielellämme. Microsoft 365 -ympäristön työkalujen kuten Teams, SharePoint, OneDrive,  tehokkaaseen käyttöön saat lisäpotkua koulutuspalveluistamme.

Etätyöterveisin