Onko uniFLOW Online jo käytössä yrityksessäsi? Vai luetko siitä nyt kenties ensimmäistä kertaa? Jos järjestelmä on sinulle tuntematon tai koet kaipaavasi lyhyttä kertausta asian tiimoilta, niin suosittelen aluksi lukaisemaan muutaman vuoden takaisen blogimme Canon uniFLOW Online – Turvatulostaminen ja skannaus pilvipalvelun avulla.
Järjestelmä päivittyy yhteensä neljä kertaa vuodessa, joten pieni katsaus sen päivityksiin on varmasti paikallaan. Tässä blogissa tutustumme uniFLOW Online tulostus- ja skannausjärjestelmän versioihin 2024.1, 2024.2, 2024.3 ja 2024.4, sekä niiden mukanaan tuomiin muutoksiin ja uudistuksiin.
Järjestelmänä uniFLOW Online on jo pitkään tukenut automaattista ja tehokasta metatietojen luentaa suoraan dokumenteilta. Järjestelmän versio 2024.1 toi mahdollisuuden skannattujen töiden välitykseen kohteeseen ilman erillistä hyväksyntäprosessia.
Voimme muun muassa laskuilta lukea lähettäjän tietoja tai laskun numeroita ja käyttää näitä suoraan esimerkiksi SharePoint -kirjaston metatiedoissa. Näin ei tarvitse manuaalisesti lisätä mitään tietoa tai siirrellä dokumentteja erikseen paikasta toiseen.
Tähän saakka tietojen tallentaminen on vaatinut aina ihmisen varmistuksen. Mikäli luettavat dokumentit ovat riittävän hyvällä tai 100 % tarkkuudella kunnossa, on mahdollista laittaa päälle tiedostojen automaattinen välitys lopulliseen paikkaansa.
Version 2024.1 myötä niin sanottujen tulostusbudjettien käyttö parantui jälleen. Tulostusbudjettia käytetään esimerkiksi oppilaitoksissa hallitsemaan käyttäjien tulostusta budjeteilla. Budjetti voi olla yhtä hyvin lukuvuoden alussa oppilaitoksen määrittelemä, tai oppilaiden itse kustantama, tai näiden yhdistelmä.
Quickpay on nyt lisätty tuetuksi maksunvälittäjäksi, joten mahdollisten maksutapojen lista on jo suhteellisen mittava. Kouluympäristöjen lisäksi budjetteja voidaan käyttää tarpeen mukaan missä vain.
Puhtaassa pilvitulostuksessa tulostusasetusten hallinta voi olla toisinaan hankalaa, koska käytössä ei ole enää keskitettyä tulostuspalvelinta, jonka asetuksia muokkaamalla voisimme hallita kaikkien käyttäjien tulostusasetuksia.
Versiossa 2024.2 toimme mahdolliseksi jakaa uniFLOW Onlinen kautta tulostusprofiileja Canonin UFR II ajurille, sen mukaan mitä ominaisuuksia kussakin sijainnissa tarvitaan tulostukseen. Tällöin käytössä on aina ne asetukset, joita kunkin yksikön laitteet tukevat. Näin hallinta tapahtuu edelleen keskitetysti, vaikka tulostuspalvelinta ei ole.
Julkisten paikkojen tulostus on 2024.2 version myötä mahdollista kenelle vain. Voimme sallia kenen vain rekisteröidä itsensä laitteen käyttäjäksi yksinkertaisella prosessilla. Tämän jälkeen esimerkiksi kirjastoissa turvatulostaminen onnistuu julkisilta PC:iltä syöttämällä oma sähköpostiosoite tulostusvaiheessa.
Samalla tavalla yritys voisi tarjota vierailleen yleiskäyttöisen PC:n, josta tulostaminen tällä tavoin onnistuu. Muistettava on toki myös uniFLOW Onlinen tarjoama vierastulostus käyttäen hyväksi sähköpostia, Vierastulostus – tulosta turvallisesti vieraillessasi yrityksessä eli vaihtoehtoja löytyy useampia.
Suurimpana parannuksena 2024.3 versiossa toimme mahdolliseksi täysin automaattiset päivitykset työasemien pään tulostusajurille, sekä tulostuksien käsittelyä hoitavalle SmartClientille. Aiemmin yrityksessä ei ole ollut mahdollisuutta keskitettyyn jakeluun, vaan päivitysten käsin tekeminen on vaatinut paikalliset järjestelmänvalvojan oikeudet.
Päivitysprosessin muuttuessa ympäristön ylläpitäjä voi keskitetysti käynnistää työasemissa päivityksen, eikä mitään korotettuja tunnuksia työasemalla vaadita. Ajuri sekä SmartClient voidaan asettaa päivittymään heti kun itse järjestelmäkin taustalla päivittyy.
Edellä mainitun myötä kaikki uudet ominaisuudet ovat heti tuettuna myös työasemien päässä. Tämä helpottaa myös huomattavasti IT-osastojen päivitystyötä.
Tässä versiossa toimme mahdollisuuden järjestelmän ylläpitäjille ottaa ongelma- ja opastustapauksissa tietoturvallisesti luodun yhteyden monitoimilaitteen näyttöön tai hallintaan, ja tarjota näin nopealla vasteella apua käyttäjille.
Uudistus on myös, että käyttäjä voi nyt pyytää laitteen näytöltä itselleen kertaluontoisen kirjautumiskoodin sähköpostiin, jolla pääset käyttämään laitetta. Tämä ominaisuus on hyvä, jos käyttäjä on esimerkiksi aamulla unohtanut tunnisteensa kotiin. Laite tarkastaa asianmukaisen käytön eli sen, että osoite löytyy ko. asiakkaan järjestelmästä.
Mikäli käytössänne on PIN-koodilla kirjautuminen, on koodin unohtuessa mahdollista käyttäjän itse pyytää koodi omaan sähköpostiin samalla logiikalla, kuin kertaluontoisen koodinkin. Tällöin järjestelmän hallinnoijan tai IT-osaston ei tarvitse tehdä uutta koodia käyttäjälle.
Järjestelmänä uniFLOW Online tukee monia erilaisia reaaliaikaisia raportteja, ja on myös yhdistettävissä erittäin tehokkaaseen Microsoftin PowerBI-raportointityökaluun. Tämän lisäksi viimeisimmässä versiossa 2024.4 mahdolliseksi on tullut ajastaa haluttu raportti lähtemään ajastetusti haluttujen henkilöiden sähköpostiin.
Yllä mainittu saattaa monille olla se tuttu tapa vuosien takaa, ja vaikka kannatammekin pääasiassa interaktiivisia raportointimahdollisuuksia, niin ainahan faninsa klassiselle tavallekin löytyy! Tutustu opasvideoon Tulostuksen raportointi.
Kiinnostuitko uniFLOW Onlinesta? Ota meihin yhteyttä myynti@marskidata.fi niin katsotaan, kuinka se saataisiin käyttöön myös yrityksessäsi. Suunnitellaan yhdessä teidän yrityksenne vaatimuksiin sopivat palvelut ja ratkaisut!
Tutustu Marskidatan tulostamisen palveluihin: Tulostimet palveluna yrityksille ja Tulostusympäristön tietoturva.
