Miten hallita tulostusta tietoturvallisesti nykyisessä hybridityöympäristössä? Onnistuuko mobiilitulostaminen tietoturvallisesti ilman monimutkaisia tietoteknisiä määrityksiä? Onko paperidokumenttien skannaukselle joku muu tapa kuin lähettää on omaan sähköpostiin? Onko paikallisella tulostuspalvelimella enää roolia nykyaikaisessa tulostusympäristössä?
Näihin kaikkiin löytyy ratkaisu pilvihallintaisen uniFLOW Online -tulostuksenhallinnan avulla, josta seuraavassa hieman lisää.
Lähdetään liikkeelle sieltä, mikä kiinnostaa IT-osastoa tai muuta tahoa, joka pitää yllä organisaation tulostusympäristöä. Perinteistä tulostinpalvelinta ei tarvita enää nykyaikaisessa tulostusympäristössä, vaan tulostinlaitteet on suoraan kiinni uniFLOW Online -järjestelmässä, joka pyörii Microsoft Azuren päällä. Käyttäjiä hallinnoidaan myös samassa pilviportaalissa, joten paikallisia palvelinasennuksia ei tarvita. Pilvihallintainen järjestelmä vähentää merkittävästi paikallista tulostusympäristöön kohdistuvaa IT-työtä ja näin vapauttaa resursseja muihin tehtäviin.
on Microsoftin pilvipohjainen tulostusalusta Windows 10/11 laitteille Microsoft 365 -ympäristöön. Tavoitteena nopea käyttöönotto ilman tarpeita paikallisille tulostuspalvelimille. Kun tähän lisätään uniFLOW Onlinen -palvelut, saadaan mukaan turvatulostus sekä monipuoliset skannaustoiminnot. Lopputuloksena on erittäin vähäistä hallintaa vaativa, tietoturvallinen ympäristö, jossa ei ole tarvetta tulostusajureiden hallinnalle. Canon on ollut Microsoftin kumppanina kehittämässä nykyaikaista tulostusympäristöä ja kaikki Canon tulostuslaitteet tukevat Microsoft Universal Print -palvelua.
”Asiakkaat haluavat tietoturvallisia, tuottavuutta lisääviä ja vastuullisia ratkaisuja, jotka tukevat hybridityöskentelyä”
Print Industrial Trends 2022
Jokainen varmasti tunnistaa, että hybridityöskentely on tullut jäädäkseen. Sen vuoksi myös tulostuspalveluiden on tuettava paikasta ja ajasta riippumatonta työskentelyä. Kun hallinta on pilvessä, tulostuspalvelut saadaan käyttöön sinne, missä käyttäjät ovat, edellyttäen että internet on käytettävissä. On paikkana sitten etätoimisto, yhteiskäyttötila, firman toimitilat tai olet matkalla mobiililaitteen päässä, tulostuspalvelut toimii tietoturvallisesti kaikkialla. No, itse paperit ei tietysti liiku verkon välityksellä, mutta ne voi kätevästi vapauttaa turvatulostuksesta tunnistautumalla, mille tahansa yrityksen tulostinlaitteelle. On myös mahdollista tulostaa kollegalle, jolloin hän voi vapauttaa tulosteet laitteelta oman tunnistautumisen kautta.
Tunnistautumismenetelmiä on lukuisia. Mikäli käytössä on jo ”kulkulätkä”, sitä voidaan useimmiten käyttää, jolloin mitään ylimääräisiä välineitä ei tarvita. Muita tunnistautumisvälineitä ovat PIN-koodi ja tunnistekortti, joka voi olla samalla henkilökortti tai mobiililaite, joka kulkee suurimmalla osalla jatkuvasti mukana.
Mobiilitulostus on mahdollista toteuttaa monella tapaa, on mahdollista käyttää suoraan Apple Airprint- tai Android Mopria -palveluita. Mikäli halutaan varmistaa tietoturva, niin aktivoidaan uniFLOW Onlinesta mobiilitulostus rekisteröityneille käyttäjille, jolloin mobiililaiteella saat samat palvelut käyttöön kuin mikä tahansa päätelaite. Palvelun kautta voidaan toteuttaa myös turvallinen vierastulostus yrityksen vieraille tai keikkatyöntekijöille, joilla on ole yrityksen AD-tunnuksia eikä pääsyä yrityksen verkkoon.
”Skannaatko sen mulle sähköpostiin?". Aika perinteinen kommentti, kun halutaan paperinen dokumentti viedä johonkin järjestelmään. Skannauksista yli 90% menee jonkun henkilön sähköpostiin, vaikka dokumentin lopullinen kohde on jossain muualla. Tämä toiminta on oikein toimiva, mutta meneekö dokumentti lopulta koskaan sinne, mihin sen kuuluisi, hukkuuko se sähköpostin roskapostiin ja miksi yleensä dokumentin pitää kiertää sähköpostin kautta?
UniFLOW Onlinen avulla voidaan skannata dokumentit monitoimilaitteelta suoraan esimerkiksi yrityksen verkkokansioon, Microsoftin Teams, OneDrive, tai Sharepoint -rakenteeseen, tai vaikka Google Driveen. On myös mahdollista toteuttaa räätälöityjä skannauspolkuja suoraan yrityksen tuotantojärjestelmiin, tietyin edellytyksin.
Skannauksen automatisointia voidaan hyödyntää usein toistuviin skannaustöihin. UniFlow Onlinen skannaustoiminnoilla on helppo automatisoida rutiiniluontoisia skannauksia esimerkiksi logistiikkaan liittyen. Esimerkki: järjestelmä opetetaan lukemaan rahtikirjoista lähettäjän nimen, tilausviitteen sekä toimituksen numeron. Dokumentti ohjautuu poimitun tiedon mukaisesti oikean toimittajan kansioon (esimerkiksi SharePointissa) ja dokumentille muodostuu nimi tilausviitteestä ja toimituksen numerosta. Mikäli kyseisen toimittajan kansioita ei vielä ole, järjestelmä perustaa sen ja tallentaa uuden dokumentin sinne.
Tähän skannausautomaatioon liittyviä mahdollisuuksia on valtavasti, ja kaikki lähtee aina liikkeelle asiakkaan liiketoiminnan tarpeista ja niiden selvityksestä, minkä jälkeen tutkitaan onko mahdollista virtaviivaistaa asioita esimerkiksi automatisoimalla skannauksia. Vaikka automaatio voi kuulostaa siltä, että tämä on valtava projekti, sitä se ei kuitenkaan ole. Alkumääritysten jälkeen, järjestelmän jatko-opetus uusille dokumenteille tapahtuu skannaustyötä tehdessä ja onnistuu keneltä vaan.
Mikäli nämä asiat ovat pyörineet mielessä tai muuten haluat lisää tietoa pilvihallittavasta tulostusympäristöstä, et ole asiasi kanssa yksin, sillä 78% yrityksistä suunnittelee juuri samaa asiaa, ota siis yhteyttä.
