Tiedäthän, ne monitoimitulostimet, nuo työpaikkojen muuttumattomat sisustuselementit, jotka löytyvät paraatipaikalla aulatilassa, konttorikäytävän varrella tai työnnettynä toimistohuoneen nurkkaan? Ne, jotka hiljakseen hoitavat roolinsa paperisten asiakirjojen työnkulkujen tärkeänä keskipisteenä. Ne, jolla paitsi tulostetaan ja kopioidaan, myös skannataan asiakirjoja eri järjestelmiin.
IT-ympäristön ylläpitäjät eivät näitä aina näe, sillä ne eivät ensisilmäyksellä ehkä vaikuta aiheuttavan todellista tietoturvariskiä. Mutta monitoimilaitteet ovat nykyään täysiverisinä tietokoneina sisäverkossa. Joten, kuten mitkä tahansa muutkin verkotetut laitteet, ne voivat olla alttiina tai osallisena tietoturvariskeissä, jos niitä ei hallita asianmukaisesti.
Tässä blogissa käsitelen monitoimitulostimien tietoturvaa ja annan muutamia vinkkejä sen parantamiseen.
Miten parantaa tulostimien tietoturvaa?
Monitoimilaitteiden tietoturvaa voi onneksi parantaa melko suoraviivaisilla käytännöillä, kunhan ne vain otetaan osaksi arkea. Pieniltäkin tuntuvat toimet voivat vaikuttaa merkittävästi siihen, miten hyvin laitteet pysyvät suojattuina ja millaisia riskejä niihin liittyy. Seuraavissa kohdissa käydään läpi tärkeimmät käytännön keinot, joilla tulostinten turvallisuutta voidaan vahvistaa osana koko organisaation tietoturvaa.
Vaihda oletussalasana
Tulostimien oletussalasanat vaihtelevat valmistajan ja mallin mukaan, mutta poikkeuksetta nämä salasanat ovat yhdellä googlauksella selvillä. Eli käytännössä oletussalasanalle jätetty laite on täysin vapaasti hallittavissa kenen tahansa toimesta. Tämä koskee myös tilanteita, joissa laitteen käyttöpaneeli on näkyvillä ja valvonnan alla, koska laitteen voi usein tavoittaa myös verkon kautta.
Ohjelmistojen päivitys
Aivan kuten muutkin ohjelmistoja käyttävät laitteet ja tietokoneet, myös tulostimet ja monitoimilaitteet tarvitsevat käyttöjärjestelmäpäivityksiä ja korjauksia. Hyvin harva laite on jo tehtaalta lähtiessään täydellinen, joten ei ole järkevää jättää päivityksiä tekemättä tai olettaa laitteen pysyvän turvallisena ilman aktiivista ylläpitoa.
Päivitykset voivat lisätä tai parantaa tietoturvaominaisuuksia, korjata tunnettuja tietoturva-aukkoja ja auttaa suojaamaan laitteen haavoittuvuuksilta. Lisäksi ohjelmistojen päivitykset voivat mahdollisesti tuoda jopa uusia toiminnallisuuksia, jotka voivat parantaa laitteen suorituskykyä ja käytettävyyttä.
Monitoimilaitteen hallintaohjelmistossa voi yleensä ottaa käyttöön automaattiset päivitykset, jolloin laite hakee ja asentaa uusimmat ohjelmisto‑ ja tietoturvapäivitykset esimerkiksi kahden viikon välein. Kuitenkin myös manuaalinen tarkistus on hyvä tehdä säännöllisesti, jotta voidaan varmistaa, että laite on varmasti ajan tasalla.
Modernit ohjelmistoalustat tulostusympäristön kehittämiseen
Päivitykset pitävät laitteen turvallisena ja toimintakykyisenä. Jos haluat nähdä, miten pilvipohjaiset ratkaisut kehittyvät ja tuovat uusia ominaisuuksia tulostusympäristön hallintaan, tutustua kollegani Nikon kirjoitukseen uniFLOW Online: uudet ominaisuudet ja parannukset tulostusympäristöön.
Lisäksi suosittelen lukemaan myös Modern Print Platform ja turvatulostus -blogin, joka avaa modernin tulostusalustan idean, sen keskeiset tietoturvaperiaatteet ja miten tulostusympäristö voidaan rakentaa pilvipohjaiseksi ja Zero Trust -mallia tukevaksi.
Fyysinen turvallisuus
Fyysisesti ja teknisesti turvaton monitoimilaite mahdollistaa luvattoman käytön tai jopa haitallisten ohjelmistojen asentamisen, esimerkiksi USB-porttien kautta. Monitoimilaite tai pienempikin tulostin on, tilojen niin salliessa, hyvä sijoittaa sellaiseen paikkaan, jossa asiaankuulumattomat henkilöt eivät pääse siihen käsiksi, tai että ainakin laitteelle olisi jonkinlainen näköyhteys.
Lisäksi laitteiden liitännöistä voidaan poistaa käytöstä esimerkiksi USB-portit, jos näille ei ole todellista tarvetta, ja jättää tulostaminen ja skannauksen toiminta vain verkon yli tapahtuvaksi.
Fyysisen käytön lisäksi tulostinta on tärkeää suojata myös verkon kautta tulevilta riskeiltä. Älä valjasta tulostintasi huomaamattomaksi osaksi palvelunestohyökkäyksiä. Huonosti suojatut tai päivittämättömät laitteet voidaan valjastaa hyökkäyksiin organisaation huomaamatta. Tällöin riski ei rajoitu vain tulostimeen, vaan se voi kuormittaa koko yrityksen verkkoa ja haitata liiketoimintaa. Voit syventyä aiheeseen tarkemmin kollegani Markon kirjoituksessa, jossa kerrotaan selkeästi, mitä DDoS-palvelunestohyökkäykset ovat ja miten niiltä voi suojautua.
Käyttäjien tunnistaminen
Nykyaikaiset monitoimilaitteet ja tulostimet tukevat käyttäjien tunnistamista esimerkiksi PIN-koodien, lähiluettavien RFID-korttien tai vaikka matkapuhelimen avulla. Näin varmistetaan, että vain sallitut käyttäjät voivat käyttää laitetta ja, että tulostus käynnistyy vasta, kun käyttäjä on fyysisesti tulostimen luona ja kirjautunut sisään. Tämä vähentää riskiä, että henkilötietoja tai muita luottamuksellisia asiakirjoja päätyisi vääriin käsiin.
Käyttäjien tunnistaminen laitteelle, kirjautumisen kautta, mahdollistaa myös lokitietojen ylläpidon ja auttaa tunnistamaan mahdolliset tietoturvaloukkaukset ja seuraamaan tulostimen käyttöä.
Laitteelle tallennettujen tietojen turvallisuus
Monitoimilaitteista löytyy yleensä kiintolevy, johon on tallennettuna laitteen konfiguraatiotietoja, odottavia tulostustöitä, skannattuja tietoja, osoitekirjoja, toimintolokeja ja työhistoriatietoja. Monitoimilaitteet sisältävät ominaisuuksia, joilla voidaan suojata tiedot laitteen koko käyttöiän ajan sekä varmistaa tietojen luottamuksellisuus ja eheys.
Sellaiset tiedot, joita tarvitaan vain työn käsittelyn yhteydessä, tallennetaan kiintolevylle vain tilapäisesti, ja ne poistetaan toiminnon jälkeen. Tulostimen elinkaaren lopulla on siksi tärkeää hävittää kiintolevy asianmukaisesti. Väärin tai puutteellisesti hävitetty kiintolevy voi sisältää palautettavissa olevaa dataa, mikä muodostaa todellisen riskin arkaluonteisten tietojen vuotamiselle.
Tulostimien tietoturvan tärkeimmät pointit
Tulostimien tietoturva aliarvioidaan usein, vaikka niillä käsitellään arkaluonteisia tietoja. Ymmärtämällä yleiset haavoittuvuudet ja toteuttamalla asianmukaisia toimenpiteitä voidaan vähentää tietoturvariskejä ja suojata arkaluonteisia tietoja tehokkaasti.
Onko tulostimesi turvassa? Pikatesti:
- Onko laitteen oletussalasana vaihdettu vahvaan salasanaan?
- Onko automaattiset päivitykset käytössä ja päivitykset tarkistettu myös manuaalisesti?
- Onko laite sijoitettu turvalliseen paikkaan, johon ei ole avointa pääsyä?
- Onko tarpeettomat USB‑ ja muut liitännät poistettu käytöstä?
- Onko käytössä käyttäjien tunnistaminen, kuten PIN, RFID tai mobiilitunnistus?
- Poistetaanko väliaikaistiedot automaattisesti ja onko laitteella turvallinen kiintolevyn hävitysprosessi?
Jos testin aikana heräsi kysymyksiä tai huomasit kehityskohteita, tartumme niihin mielellämme. Autamme mielellämme kartoittamaan tilanteen, joten ole rohkeasti yhteydessä meihin. Tutustu Marskidatan palveluihin Tietoturvallinen tulostus ja tiedonhallinta yrityksille, sekä lue lisää Marskidatan tulostusratkaisuista.
Varmista, että tulostusympäristönne on turvallinen, toimiva ja hallittu.
