Tietoturvan merkitys Microsoft 365 Copilotin käyttöönotossa

Tietoturva ja tietosuoja ovat molemmat tärkeitä käsitteitä, mutta ne tarkoittavat eri asioita. Tietoturva keskittyy tietojen suojaamiseen teknisin ja hallinnollisin keinoin. Tietosuoja puolestaan keskittyy henkilötietojen käsittelyyn ja yksilöiden oikeuksien suojaamiseen. Tässä blogissa keskitymme nimenomaan tietoturvan merkitykseen Microsoft 365 Copilotin käyttöönotossa.

On tärkeää ymmärtää, että Microsoft 365 Copilot pääsee käsiksi kaikkeen siihen tietoon, johon käyttäjällä on oikeudet. Tämä tarkoittaa, että Copilot voi hakea tietoja käyttäjän sähköposteista, OneDrivesta, SharePointista ja Teamsista. Tämä tekee tiedonhausta erittäin tehokasta, mutta samalla se asettaa suuria vaatimuksia tietoturvalle. Jos käyttöoikeudet eivät ole kunnossa, on mahdollista, että käyttäjät pääsevät käsiksi tietoihin, joihin heillä ei pitäisi olla pääsyä. Tämä voi johtaa tietovuotoihin ja muihin tietoturvaongelmiin.

Tietoturvakäytännöt ovat avainasemassa Copilotin käyttöönotossa. On tärkeää, että organisaatiossa on selkeät tietoturvakäytännöt, jotka määrittelevät, kuka pääsee käsiksi mihinkin tietoihin. Tämä sisältää esimerkiksi monivaiheisen tunnistautumisen (MFA) käyttöönoton, säännölliset salasananvaihdot ja käyttöoikeuksien säännöllisen tarkistamisen. Näiden käytäntöjen avulla voidaan varmistaa, että vain oikeilla henkilöillä on pääsy kriittisiin tietoihin.

Copilot-käyttäjien koulutus

Käyttäjien koulutus on olennainen osa tietoturvaa. On tärkeää, että kaikki käyttäjät ymmärtävät, miten Copilotia käytetään turvallisesti ja tehokkaasti. Tämä voi sisältää koulutusta siitä, miten tietoja jaetaan turvallisesti, miten tiedostoja hallitaan ja miten tietoturvakäytäntöjä noudatetaan. Käyttäjien koulutus auttaa vähentämään inhimillisiä virheitä, jotka voivat johtaa tietoturvaongelmiin.

Säännöllinen seuranta ja valvonta

Säännöllinen seuranta ja valvonta ovat tärkeitä tietoturvan ylläpitämiseksi. On tärkeää, että käyttöoikeuksia ja tietoturvakäytäntöjä tarkistetaan säännöllisesti. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki on ajan tasalla ja, että mahdolliset tietoturvariskit havaitaan ja korjataan ajoissa. Säännöllinen seuranta auttaa myös tunnistamaan mahdolliset tietoturvaloukkaukset ja reagoimaan niihin nopeasti.

Yhteistyö IT-tiimin kanssa on tässä avainasemassa. IT-tiimi voi auttaa käyttöoikeuksien hallinnassa, tietoturvakäytäntöjen toteuttamisessa ja mahdollisten ongelmien ratkaisemisessa. On tärkeää, että IT-tiimi on mukana Copilotin käyttöönotossa alusta alkaen ja että heillä on selkeä käsitys siitä, miten Copilot toimii ja mitä tietoturvavaatimuksia sen käyttöön liittyy.

Copilotin tietoturvahaasteet ja miten ne voidaan ratkaista

Tietoturvahaasteiden ratkaiseminen vaatii jatkuvaa valppautta ja proaktiivista lähestymistä. Seuraavaksi käymme läpi seitsemän haastetta ja mietimme niihin ratkaisut.

Tietomurrot ja tietovuodot

• Haaste 1: Tietomurrot ja tietovuodot voivat johtaa arkaluonteisten tietojen paljastumiseen.
• Ratkaisu: Tietojen siirrossa ja tallennuksessa tulee käyttää vahvoja salausmenetelmiä. Säännölliset tietoturvatarkastukset ja haavoittuvuuksien arvioinnit auttavat organisaatioita tunnistamaan ja korjaamaan mahdolliset uhat ajoissa.

Käyttäjän tunnistaminen ja todennus

• Haaste 2: Väärinkäytöksiä voi tapahtua, jos käyttäjän tunnistaminen ja todennus eivät ole riittävän vahvoja.
• Ratkaisu: Monivaiheisen tunnistautumisen (MFA) ja vahvojen salasanalauseiden käyttäminen. Biometriset tunnistusmenetelmät, kuten sormenjälki- tai kasvojentunnistus, parantavat myös turvallisuutta.

Tietojen väärinkäyttö

• Haaste 3: Käyttäjätietoja voidaan käyttää väärin, jos niitä ei osata käsitellä asianmukaisesti.
• Ratkaisu: Tiukkojen tietosuojakäytäntöjen noudattaminen ja sen varmistaminen, että käyttäjätietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin.

Tietojen säilytys ja poistaminen

• Haaste 4: Tietojen säilyttäminen liian pitkään voi lisätä tietoturvariskejä. Toisaalta se myös aiheuttaa sen, että Copilot voi tuottaa käyttäjälleen vanhentunutta dataa.
• Ratkaisu: Selkeiden tietojen säilytyskäytänteiden määritteleminen ja sen varmistaminen, että tiedot poistetaan turvallisesti, kun niitä ei enää tarvita.

Sisäiset uhat

• Haaste 5: Sisäiset uhat, kuten työntekijöiden tahaton tai tahallinen tietojen paljastaminen, voivat vaarantaa tietoturvan.
• Ratkaisu: Työntekijöiden kouluttaminen tietoturvakäytänteistä. Pääsynhallintajärjestelmien käyttäminen niin, että ne rajoittavat tietojen käyttöoikeudet vain niille, jotka niitä tarvitsevat.

Tietoturvaohjelmistojen päivitykset

• Haaste 6: Vanhat tai päivittämättömät tietoturvaohjelmistot voivat jättää järjestelmät haavoittuviksi.
• Ratkaisu: Tietoturvaohjelmistojen ja -järjestelmien pitäminen ajan tasalla säännöllisillä päivityksillä.

Tietoturvakulttuuri

• Haaste 7: Tietoturvan laiminlyönti organisaation kulttuurissa voi johtaa huonoihin käytäntöihin.
• Ratkaisu: Järjestelmällisen tietoturvakulttuurin luominen. Tämä voidaan saavuttaa säännöllisillä koulutuksilla ja tietoisuuden lisäämisellä.

Tutustu myös asiantuntijamme blogiin, Huomioi nämä 5 asiaa ja varmista yrityksesi tietoturva.

Tarvitsetko apua Copilotin tietoturvallisessa käyttöönotossa?

Tietoturva ei ole kertaluonteinen projekti, vaan jatkuva prosessi. Teknologia kehittyy jatkuvasti, ja tietoturvauhat muuttuvat. Siksi on tärkeää, että yrityksenne pysyy ajan tasalla uusimmista tietoturvakäytännöistä ja -työkaluista ja, että tietoturvaa parannetaan jatkuvasti.

Tietoturva on keskeinen osa Microsoft 365 Copilotin käyttöönottoa. Varmistamalla, että käyttöoikeudet ovat kunnossa, tietoturvakäytännöt ovat selkeät, käyttäjät ovat koulutettuja ja tietoturvaa seurataan säännöllisesti, yritykset voivat hyödyntää Copilotin potentiaalin turvallisesti ja tehokkaasti. Tietoturva ei ole vain tekninen kysymys, vaan se on olennainen osa organisaation toimintaa ja kulttuuria. Kun tietoturva on kunnossa, Copilot voi auttaa parantamaan tuottavuutta ja tekemään työskentelystä sujuvampaa.

Me Marskidatalla autamme Copilotin tietoturvallisessa käyttöönotossa. Voit luottaa siihen, että sensitiivinen data on kartoitettu, käyttöoikeudet on tarkastettu ja Copilot voidaan ottaa turvallisesti käyttöön. Ota rohkeasti yhteyttä meihin osoitteessa myynti@marskidata.fi, niin varmistamme, että kaikki sujuu turvallisesti ja tehokkaasti. Olennainen osa käyttöönottoa on myös tutustuminen Copilotin ominaisuuksiin, ja siihen saat täsmävinkit meiltä. Tutustu myös oppaaseemme, Kuinka ottaa Copilot tehokkaasti käyttöön.

Seuraavassa blogissa käsittelen tietosuojan roolia Microsoft 365 Copilotin käyttöönotossa. Tietosuojalla on läheinen suhde tietoturvaan ja on myös keskeinen osa Copilotin käyttöä. Suosittelen myös tutustumaan blogiini datastrategiasta, Datastrategian rooli Microsoft 365 Copilotin käyttöönotossa.