Joskus kauan aikaa sitten haaveilin mahdollisuudesta tutkia tähtiä ja matkustaa sinne, missä kukaan ei vielä ollut käynyt, yhdessä ystävieni Kapteeni Kirkin ja Herra Spockin kanssa. Aikoja, joita muistelen yhä lämmöllä. Komentosilta on ehkä vaihtunut työpöytään, ja sädettyminen planeetan pinnalle, muiden autojen kanssa aamuruuhkassa jonottamiseen, mutta on kuitenkin hyvä huomata, että vanhat ystävät ovat mukana kaikessa mitä me teemme.
Monissa yrityksissä, näin System Specialistin näkökulmasta, on usein tiedon kulussa ongelmia. Jonkin asian tai pulman ilmetessä, tulee ensin selvittää, kuka mahtaisi tietää asiasta. Seuraavaksi, että kuka vastaa asiasta, onko kyseinen henkilö edes enää yrityksen listoilla, lomilla, vaiko vain puhelin sammutettuna, koko päivän kestävässä palaverissa. Voit käyttää suuria määriä työaikaa turhaan, vain kiertääksesi kehää yrityksesi sisäisissä viestimissä. Turhauttavaa eikö?
Mitä jos sen sijaan voisimme tukeutua vanhaan ystäväämme ja toimia hieman enemmän “katse kohti tulevaisuutta” -mentaliteetilla?
SPOC eli Single Point Of Contact, on moderni tapa toimia nykyajan yritysten kontaktirajapintana. Jos laitamme tuon termin universaalin käännöskoneen läpi, on se "yksi yhteydenottopiste". Käytännössä se tarkoittaa, ettei työntekijän tarvitse tietää, kenelle viestiä tarvitsee laittaa, tai kenen tehtävä jonkin asian hoitaminen on, vaan sen, mikä haaste tai pulma hänellä itsellään on. Työntekijöiden tulee ainoastaan tietää, kuinka tähän yhteydenottopisteeseen ollaan yhteydessä, jolloin joka kerta ei tarvitse selittää samaa ongelmaa uudelleen tai saada eri informaatiota sieltä täältä. Työpäivä on helpompaa, kun käytössä on aina sama puhelinnumero, sähköposti tai jokin muu digitaalinen kanava. Hyvin toteutettuna, SPOC varmistaa, että työntekijöiden kysymykset ja ongelmat hoidetaan oikeiden henkilöiden kautta.
Monet yritykset haluavat mahdollistaa työntekijöille sujuvan työpäivän ja SPOC-palveluiden hyödyntäminen mahdollistaa tehokkaamman työajan käytön sekä pudottaa kynnystä käyttää kaikkia yrityksen resursseja tai työkaluja. SPOC mahdollistaa myös yritysten, joiden kulttuuriin kuuluu tiivis yhteistyö, toiminnan tiiviimmin. Sillä vain yhdessä työskentelyn sijaan, on mahdollista toteuttaa yhteistä visiota, piirtää yhteisiä maaliviivoja, jakaa tietoa riskeistä sekä huolehtia siitä, että yhteinen tehokkuus voidaan maksimoida.
Tämä toimii myös yrityksille, joilla on omaa IT-henkilöstöä. Moni tunnistaa tilanteen, jossa sinulla on keskittymistä vaativa, vaikea asia työn alla, samalla kun Teamsin soittoääni koputtelee jatkuvasti tajunnan ulkopuolella. SPOC mahdollistaa sen, että asiantuntijat voivat keskittyä olennaiseen ja hoitaa työlistaltaan yhden asian kerrallaan. Työlistalta, jonka perälle esimerkiksi SPOC voi lisätä uusia sitä mukaan kun niitä ilmaantuu. Tämä lievittää painetta ja kiirettä, sekä luo luottamusta asiantuntijoiden, työntekijöiden, sekä SPOC:n välillä.
Me täällä Marskidatalla olemme toteuttaneet tämän asiakkaillemme Marskidatan Service Desk-palvelun kautta. Tunnemme Service Desk-asiakkaidemme ympäristöt ja palvelut, ja sitä kautta osaamme viedä palvelutiketin sinne, minne se kuuluu. Huolehdimme myös asiakkaidemme puolesta tikettien etenemisestä, jotta ne tulevat varmasti hoidettua. Myöskin, koska Service Desk on välittäjänä kaikissa tiketeissä, on meillä mahdollisuus muodostaa tarkka kokonaiskuva kaikkiin laajoihin poikkeustiloihin sekä niihin mahdollisesti johtaneisiin syihin. Systemaattinen raportointi ja seuranta mahdollistaa syvällisemmän ymmärryksen asiakkaidemme järjestelmiin sekä asiakkaillemme, että meille. Työntekijät pääsevät Service Deskiä hyödyntämällä haluamaansa lopputulokseen vähäisemmällä työmäärällä.
SPOC on jokaiselle modernille yritykselle elinehto, niin kuin valoa nopeampi matkustus avaruusalukselle, jos omaa aurinkokuntaa pidemmälle haluaa tutkia. Vaikka emme ehkä ole vielä aivan noin pitkällä kehityksessä, on silti luonnollista haluta työn, sekä niitä tukevien teknologioiden kehittyvän. Helpompia tapoja aloittaa tähtien välinen matka, on tunnistaa ne paikat, joissa on parannettavaa. Jos haluat tutkia oman yrityksesi tuntemattomia seutuja, me Marskidatalla autamme mieluusti.
