Copilot on kevään 2024 kuuma juttu. Microsoft Copilot tukee 17 lisäkieltä, jotka otettiin käyttöön huhtikuun 2024 aikana. Näitä ovat muun muassa tanska, hollanti, ruotsi ja suomi. Vappuna 2024 on jo suomen kielikin Copilotilla hallussa. On kuitenkin huomattava, että Exceliin tuo suomen kielen tuki tulee vasta myöhemmässä vaiheessa. Suomen kielen tuki tulee mullistamaan Copilotin käytön Suomessa.
Microsoftin tutkimusten mukaan työntekijät toivovat tekoälyltä muun muassa seuraavaa:
Jotta nämä odotukset toteutuisivat mahdollisimman vaivattomasti, on yrityksissä kiinnitettävä erityistä huomiota Copilotin käyttöönottoon. Tässä kaksiosaisessa blogissa tulemme käsittelemään seuraavia aiheita:
Copilotin käyttöönoton suunnitelma on hyvä jakaa neljään eri vaiheeseen. Näistä tässä hetkessä tärkein on valmistautuminen ja siihen tulemme keskittymään tässä blogin ensimmäisessä osassa.
1. Valmistautuminen – valmistellaan yritys tekoälyä varten
2. Perehdyttäminen ja osallistaminen
3. Tuloksien saavuttaminen
4. Laajentaminen ja osallistaminen
Valmistautumiseen liittyy olennaisena osana yrityksen tietoturva- ja data-asetukset, käyttäjien määrittäminen, ohjausryhmän perustaminen ja uusien työtapojen luominen.
Microsoft 365 Copilot perustuu yritystason tietoturvaan, vaatimustenmukaisuuteen, tietosuojaan, vastuulliseen tekoälyyn ja käyttäjähallintaan. Copilot perii automaattisesti kaikki olemassa olevat Microsoft 365:n dataan ja tietoturvaan liittyvät asetukset. Tämän vuoksi aivan ensimmäiseksi kannattaa ottaa käyttöön vakiintuneet sisällönhallintakäytännöt ja tiedonhallinta ennen käyttöönoton aloittamista. Ethän halua, että väärät henkilöt pääsevät käsiksi tietoon, joka ei heille kuulu?
Jotta työskentely Copilotin kanssa olisi mahdollisimman tietoturvallista, tulee nykyiset käytännöt käydä tarkasti läpi yrityksen IT:n kanssa.
Copilot on hyvin samanlainen kuin muut pilveen yhdistetyt palvelut, kuten esimerkiksi sähköposti ja haku. Onkin tärkeää vakuuttaa työntekijät siitä, että heidän yksityinen sisältönsä ja tiedot pysyvät edelleen suojattuina. Tiimejä tulee kannustaa jatkamaan IT-osaston määrittämiä parhaita käytäntöjä. Tämä käsittää muun muassa SharePoint-sivustojen käytön, luottamuksellisuustunnisteet ja käyttöoikeuksien hallinnan.
Kun liiketoimintavaikutus halutaan maksimoida heti alkuun, kannattaa määrittää yleinen käyttöoikeuksien käyttöönottostrategia keskittämällä lisenssit kahdelle tai kolmelle liiketoiminnan avainalueelle.
Microsoft 365 -tuotteiden ahkerimmat käyttäjät ovat potentiaalisia henkilöitä myös hyödyntämään Copilot-lisenssin etuja. Jokaisella tiimillä on hyvä olla selkeästi määritelty tavoite tai tietty käyttötarkoitus Copilotin käyttöönotolle. Näin voidaan varmistaa, että Copilot integroidaan tehokkaasti työtehtäviin eri rooleissa ja eri organisaation tasoilla. Käyttötarkoituksia voivat olla esimerkiksi tiedonsaannin virtaviivaistaminen, tukipyyntöjen määrän vähentäminen tai uusien asiakaspalvelijoiden perehdytysajan lyhentäminen.
Copilot-lisenssejä kannattaa jakaa kerralla kokonaisille tiimeille. Tällöin työntekijät voivat jakaa näkemyksiä Copilotin käytöstä ja oppia toisiltaan. Kun yhä useammat työntekijät käyttävät Copilotia tehokkaasti ja johdonmukaisesti, moninkertaistuu myös Copilotin vaikutus organisaatiossa.
Yksi tapa voisi esimerkiksi olla se, että aloittaa Copilotin käytön markkinoinnissa, myynnissä, HR-osastolla ja talousosastolla. Nämä tiimit viettävät yleensä paljon aikaa kokouksissa, kirjoittavat paljon sähköposteja, suorittavat toistuvia tehtäviä ja käsittelevät suuria tietomääriä.
Tekoälyohjausryhmässä on hyvä olla edustajia useista eri tiimeistä. IT-tiimin rooli on tärkeä, sillä heidän tulee varmistaa, että organisaatio ottaa Copilotin käyttöön saumattomasti teknisestä näkökulmasta. IT-tiimi on vastuussa valmistautumisesta ja käyttöönotosta, perehdytyksestä uuteen työkaluun, vaatimustenmukaisuuden hallinnasta sekä palautteiden pohjalta kehittämisestä. On tärkeää, että ohjausryhmässä seurataan käyttöönoton edistymistä ja kerätään palautetta. Näin Copilotista tulee olennainen osa ihmisten päivittäistä työskentelyä.
Muutosjohtaminen on tärkeää Copilotin onnistuneessa käyttöönotossa. Se auttaa varmistamaan, että uusi teknologia ja uusi työn tekemisen tapa jalkautuu yrityksessä.
Tehokas käyttöönottostrategia ottaa huomioon erilaiset asenteet, esimerkiksi tarjoamalla tukea, koulutusta sekä varmistamalla selkeän viestinnän, jotta yrityksessä voidaan siirtyä tekoälypohjaiseen työn tulevaisuuteen. Keskeinen osa muutosta on tunnistaa, että tekoälyn ympärillä herää erilaisia näkökulmia, usein jotain innostuksen ja skeptisyyden väliltä.
Käyttäjillä tulee olla selkeä käsitys siitä, mitä kaikkea Copilotilla voi ja ei voi tehdä. Yhtä tärkeää on tietää se, milloin kannattaa käyttää tekoälyominaisuuksia ja milloin puolestaan kannattaa luottaa ihmisten asiantuntemukseen. Käyttäjä on siis lentäjän paikalla ja Copilot auttaa.
Vinkki: Copilot ei ole hakukone. Älä kysy siltä. että kuinka pitkä matka auringosta on kuuhun. Se kyllä tietää sen, mutta hakukone on nopeampi. Käytä Copilotia sen sijaan esimerkiksi sisällön kokoamiseen eri paikoista ja kokouksiin valmistautumiseen.
Kysy Copilotilta esimerkiksi: Mitä uutta on sähköposteissa, chateissa ja tiedostoissani?
Jos tarvitset apua luottamuksellisuustunnisteiden määrittelyyn, käyttöoikeuksien hallintaan ja Copilotin käyttöönottoon valmistautumiseen, Marskidatan asiantuntijat ovat täällä apunasi. Seuraavassa Copilot-blogissa käsittelemme tarkemmin muita käyttöönottosuunnitelman vaiheita.
