Dokumenttien hallinta

Ota jatkuvasti kasvava tietomäärä haltuun ja luovu työntekijöidesi muistiin perustuvasta asiakirjojen kansioimisesta. Dokumenttien hallintajärjestelmän avulla löydät nopeasti juuri sen, mitä etsit.

Tutustu palveluihimme

1.

Helppo ja nopea haku

Dokumenttien hallintajärjestelmästä löydät tiedostot niihin liittyvien metatietojen avulla. Sinun ei tarvitse enää muistaa, minkä kansion alikansiossa tarvitsemasi aineisto on.

2.

Automaattiset työnkulut ja muistutukset

Voit liittää tallennettuihin dokumentteihin myös automaatioita. Järjestelmä voi esimerkiksi muistuttaa päättyvistä sopimuksista ja käynnistää erilaisia prosesseja.

3.

Tietoturvallinen järjestelmä

Dokumenttien hallintajärjestelmä on suljettu ja tietoturvallinen kokonaisuus. Järjestelmä myös tallentaa lokitietoja siitä, kuka on käsitellyt aineistoja viimeksi ja mitä muutoksia niihin on tehty.

4.

Räätälöitävissä sinun tarpeeseesi

Järjestelmämme on helposti räätälöitävissä eri alojen tarpeisiin. Tyypillisimpiä asiakkaitamme ovat HR- tai logistiikka-alan ammattilaiset sekä runsaita sopimusmääriä käsittelevät yritykset.

5.

Nopea käyttöönotto

Dokumenttien hallintajärjestelmän räätälöiminen ei vaadi pitkää kehitysprojektia. Käyttöönotto onnistuu usein noin kuukaudessa sisältäen asiakaskohtaiset määrittely, testaukset ja koulutukset.

1,8 h

päivittäisestä työajasta

kuluu tiedonhakuun.
Lähde: McKinsey.

1 kk

kuukausi

järjestelmän tilaamisesta käyttöönottoon – sisältäen testaukset ja koulutukset.

100 %

prosenttia

kotimainen palvelu.

96 %

asiakkaistamme

suosittelee palveluitamme.

Dokumenttien hallintajärjestelmä tehostaa työtäsi

Säilytetäänkö sinunkin organisaatiossasi tärkeitä asiakirjoja sekä palvelimen yhteiskansioissa, erilaisissa pilvipalveluissa että työntekijöidesi omilla tietokoneilla?

Asiakirjojen hajautettu säilyttäminen ei ole tietoturvan tai työn tehokkuuden kannalta järkevää. McKinseyn raportin mukaan keskimäärin 1,8 h päivittäisestä työajasta kuluu tiedonhakuun. Tämä tarkoittaa jokaisen työntekijäsi kohdalla noin 9 tunnin turhaa selvittelytyötä joka viikko!

Me Marskidatalla tarjoamme sinulle helpon ja turvallisen väylän pois turhauttavasta tiedostojen haeskelusta ja työajan hukkaamisesta.

Dokumenttien hallintajärjestelmä on räätälöitävissä eri alojen tarpeisiin, mutta sen toimintaperiaate pysyy samana:

uusien asiakirjojen syöttäminen järjestelmään skannaamalla tai sähköisesti tallentamalla
asiakirjojen nopea haku metatietojen avulla
automaattiset, esimerkiksi aikaperustaiset työnkulut
tietoturvallinen asiakirjojen muokkaus ja lokitietojen tallentuminen

Dokumenttien hallintajärjestelmän avulla tehostat siis työn tekemisen tapoja läpi organisaatiosi.

Ota yhteyttä

Dokumenttien hallintajärjestelmä osana jokapäiväistä työtä

Uuden järjestelmän opetteleminen voi tuntua työläältä prosessilta. Dokumenttien hallintajärjestelmän osalta voit kuitenkin huokaista helpotuksesta, sillä sen jokapäiväinen käyttö on vaivatonta.

Jos viet järjestelmään paperisia asiakirjoja, tarvitset skannerin. Skannerin kautta tiedostojen tallentaminen on nopeaa ja helppoa – tätä tallennusväylää käytetään usein esimerkiksi logistiikka-alalla, jossa rahtikirjoja skannataan järjestelmään jatkuvasti.

Jos tallennat järjestelmään sähköisiä asiakirjoja, voit tallentaa ne suoraan esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmasta. Integroimme dokumenttienhallintajärjestelmän käyttämiisi ohjelmiin niin, että asiakirjojen tallentaminen ja hyödyntäminen sujuu arjessasi mahdollisimman vaivattomasti.

Järjestelmä on helppokäyttöinen ja lokitietojen ansiosta näet, kuka on muokannut tiedostoa viimeksi tai lisännyt päädokumenttiin liittyviä liitteitä. Dokumenttien hallinnan ansiosta työn tekeminen yhdessä kollegoidesi kanssa helpottuu huomattavasti.

Meidän tehtävämme on pitää huoli sinun järjestelmäsi päivityksistä ja tietoturvasta, jotta voit keskittyä omaan työhösi.

Ota yhteyttä

Tarvitsetko apua olemassa olevien asiakirjojen siirrossa?

Onko suuri osa arkistoitavasta materiaalistasi perinteisesti paperimuodossa ja sen siirtäminen sähköiseen järjestelmään tuntuu liian suurelta urakalta?

Me Marskidatalla tarjoamme avun myös aineistojen skannaus- ja digitointitarpeeseen, joten voit luottaa meidän huoleksemme myös aineiston siirron dokumenttien hallintajärjestelmään.

Ota yhteyttä

Kiinnostuitko työnteon tehostamisesta selkeästi ja turvallisesti säilytettyjen asiakirjojen avulla?

1.

Ota meihin yhteyttä soittamalla tai lomakkeen kautta, me palaamme sinulle mahdollisimman pian.

2.

Kirkastamme keskustelun kautta organisaatiosi tarpeet ja dokumenttien hallinnan haasteet.

3.

Teemme sinulle helposti ymmärrettävän ehdotuksen, jonka pohjalta voit päättää miten etenemme.

4.

Pidämme yhdessä aloituspalaverin, jossa määrittelemme järjestelmän rakenteen ja vaatimukset.

5.

Asiantuntijamme työstävät sovitun järjestelmän, jonka saat testikäyttöön.

6.

Tarvittavien viilausten ja käyttöopastuksen jälkeen saat dokumenttien hallintajärjestelmän käyttöösi.

Yhteydenottolomake

tulostuskumppani

Olemme kokonaisvaltainen tulostuspalveluiden tarjoaja yrityksellesi

Tutustu myös muihin tulostuspalveluihimme!

Lue lisää

Olemme täydellinen palveluntarjoaja yrityksesi kaikkiin IT-ratkaisuihin

IT-kumppani

Tarjoamme kaikki ne IT-ratkaisut, mitä yrityksesi tarvitsee tehokkaaseen, älykkääseen ja paikkariippumattomaan työskentelyyn.

Lue lisää

Tulostusratkaisut

Tulostuspalvelu kiinteällä kuukausihinnalla, avaimet käteen -ylläpidolla ja parhailla Canon-laitteilla.

Lue lisää

Moderni työ

Ota kanssamme haltuun modernin työn kokonaisuus, kuten pilvisovellukset, digityökalut ja koko työtavan ketterä muutos.

Lue lisää

Dokumenttien hallinta

Helppo ja nopea haku

Automaattiset työnkulut ja muistutukset

Tietoturvallinen järjestelmä

Räätälöitävissä sinun tarpeeseesi

Nopea käyttöönotto

päivittäisestä työajasta

kuukausi

prosenttia

asiakkaistamme

Dokumenttien hallintajärjestelmä tehostaa työtäsi

Dokumenttien hallintajärjestelmä osana jokapäiväistä työtä

Tarvitsetko apua olemassa olevien asiakirjojen siirrossa?

Kiinnostuitko työnteon tehostamisesta selkeästi ja turvallisesti säilytettyjen asiakirjojen avulla?

Yhteydenottolomake

Olemme kokonaisvaltainen tulostuspalveluiden tarjoaja yrityksellesi

Olemme täydellinen palveluntarjoaja yrityksesi kaikkiin IT-ratkaisuihin

IT-kumppani

Tulostusratkaisut

Moderni työ

Marski Data Oy

Espoo

Joensuu

Mikkeli

Savonlinna