Microsoft Shifts eli Microsoft Vuorot on näppärä sovellus työvuorojen hallintaan, mikä monella organisaatiolla kuuluu jo olemassa oleviin Microsoft-lisensseihin, mutta ei välttämättä ole vielä käytössä. Vuorot-sovellus on työvuoron suunnittelijoille ja loppukäyttäjille oiva käyttöliittymä, jolla voidaan hallita, ylläpitää ja nähdä työvuoroja, hoitaa vuorojen vaihdot ja mahdolliset poissaolot.
Microsoft Vuorot (Shifts) toimii työvuorojen tekoon ja seurantaan esimerkiksi asiakaspalvelutehtävissä, myymälöissä, kahviloissa, IT-tuessa tai vaikka kuljettajien työvuoroissa. Oikeastaan ihan missä vain, missä työvuoroja tarvitaan.
Yhdelle päivälle voidaan luoda useampi eri vuoro ja esihenkilö voi määritellä, mitä työntekijän tulee missäkin vuorossa tehdä. Vuorot on vielä aika tuntematon Teamsin sovelluksista. Monella yrityksellä se jo kuuluu Microsoft-lisensseihin, mutta sitä ei välttämättä vielä hyödynnetä ollenkaan, vaan moni yritys maksaa turhaan jostain toisesta työajanhallintasovelluksesta.
Monesti työvuorot tehdään vielä perinteisesti Excel-taulukkoon ja tulostetaan sieltä työtekijöille ja kahvihuoneen seinälle. Jos yritys siirtyy käyttämään Vuorot-sovellusta ja esihenkilö edelleen rakastaa tehdä työvuorot Excelillä, ei hätää, se on edelleen mahdollista. Esihenkilö voi tehdä hahmotelman työvuoroista tutulla Excelillä ja viedä sitten Excelin suoraan Vuorot-sovellukseen. Näin työvuorot voidaan jaella sähköisesti ja mobiilisti työntekijöille, ja he voivat hoitaa mahdolliset vuorojen vaihdot ja muut muutokset näppärästi suoraan Vuorot-sovelluksessa.
Kunkin Teamsin tiimin omistajat ovat myös omistajina Vuorot-sovelluksessa. He voivat luoda työvuoroja ja jakaa niitä muiden tiimin jäsenten kanssa.
Kun luot työvuoroja Vuorot-sovelluksella, sinulla on monia eri vaihtoehtoja, joihin voit ottaa kantaa:
Olet esihenkilönä luonut loistavan työvuoroaikataulun vaikkapa kuukaudeksi ja haluat kopioida sen myös seuraavalle kuukaudelle. Onnistuuko tämä Vuorot-sovelluksella? No tottakai! Voit siis valita tietyn aikavälin, jolta haluat työvuorot kopioida. Sitten vain valitset toisen aikavälin, jossa haluat tuota samaa työvuorolistaa käyttää ja kopioit sen myös tuolle aikavälille. On kätevää!
Microsoft Vuorot on myös hyvin joustava työkalu. Vuorot-sovelluksella työntekijä voi seurata vuorotilannettaan mobiililaitteella. Työntekijät voivat myös pyytää kollegaa vaihtamaan tietyn vuoron kanssaan. Tällöin kollega voi joko hyväksyä tai hylätä kyseisen pyynnön. Tämän jälkeen vaihto lähtee hyväksyttäväksi myös esihenkilölle, jotta esihenkilö pysyy kärryillä vuorojen vaihdoista.
Työntekijät voivat toivoa tiettyjä vapaapäiviä suoraan Vuorot-sovelluksesta. Esihenkilöt voivat joko hyväksytä tai hylätä kyseiset pyynnöt. Esihenkilöt voivat myös määrittää käytettävissä olevat vapaat ja muut mahdolliset asetukset aina tiimikohtaisesti.
Vuorot-sovellus toimii myös modernina kellokorttina, joka toimii mobiilissa. Sovellukseen voi määrittää esimerkiksi tietyt koordinaatit, joiden sisällä käyttäjän tulee olla, jotta hän voi kirjautua sisään ja ulos työvuoroonsa. Tämä kellokorttiominaisuus toimii vain mobiilissa. Työntekijät voivat siis kirjautua sisään ja ulos työvuoroonsa mobiilissa ja myös samalla hallita taukonsa. Jos työntekijä unohtaa vaikka lopettaa työajanseurantansa, voi hän jälkikäteen muokata sitä myös manuaalisesti.
Haluatko helpottaa työvuorojen hallinnointia ja seurantaa? Haluatko, että sekin tapahtuisi näppärästi Teamsin sisällä? Kun kiinnostuit, ole yhteydessä Marskidatan modernin työn asiantuntijoihin ja laitetaan teidänkin työvuorojen hallinta ja työajanseuranta kuntoon!
