Automaatiot ovat olleet tärkeä osa tuotantoteollisuutta jo kauan. Lähes kaikkia prosesseja mitataan ja säädetään muutoin kuin silmillä ja käsillä. Digitalisaation myötä automaatio on levinnyt tehtaiden ulkopuolelle, osaksi toimistotyötä, tietokoneellesi ja jopa taskuusi. Mistä oikein on kyse? Ja uskallanko edes kysyä… se ATK, mitä ihmettä sille tapahtui?
Aloitetaanpa vaikka digitalisaatiosta. Se tarkoittaa digitaalisen tietotekniikan yleistymistä arkielämän toiminnoissa, ja sen alkuna voidaan pitää 1980-luvun kotitietokoneiden käyttöönottoa. Samoihin aikoihin tietotekniikan käyttö yleistyi myös yrityksissä, ja Marskidata hyppäsikin tähän kelkkaan heti 1980-luvun puolivälissä tarjoamalla Canon-toimistotekniikan myynti- ja huoltopalveluja.
Digitalisaatio on sitä, että asiat, jotka ennen onnistuivat vain paperilla (kirjaimellisesti, ei pila), tehdään pitkälti ilman paperia, tietotekniikan avulla. Automaatio puolestaan on luonteva osa digitalisaation kehitystä: kun tieto on digitaalista, myös tietojärjestelmät voivat siirtää tai täydentää tietoa ilman välikäsiä. Vertaus puuteollisuuteen: ensin mekanisaatio helpotti sahaamista, kun tukki muutti muotoaan ilman käsisahaa tai kirvestä. Teollisuusautomaatio toi mukanaan tukin mittaamisen ja sahalle nostamisen koneiden avulla, ja tietenkin myös paljon muuta näiden lisäksi.
Toimistoautomaatiolla tarkoitettiin 80-luvulla pääasiassa tekstinkäsittelyä, toimistotekniikkaa, kopiokoneita, fakseja, tulostimia. Tästä päästään väistämättä suuremman yleisön tuntemaan, hyvin ikääntyneeseen lyhenteeseen, ATK. Se pitää sisällään sanat automaattinen tietojenkäsittely. Uuden teknologian mahdollisuuksien myötä moni asia tuntuikin sujuvan kuin itsestään, tai ainakin nopeammin. Käsite ATK on kuitenkin alusta alkaen ollut virheellinen, sillä sen todellinen merkitys on elektroninen (suomeksi sähköinen) tietojenkäsittely. Nykyään sitä kutsutaan myös tietotekniikaksi (IT) tai tieto- ja viestintäteknologiaksi (ICT). Automaatiota, oikeaa automaattista tietojenkäsittelyä on ollut koko tietotekniikan historian ajan, mutta nyt automaatiot ovat ihan jokaisen toimistotyötä tekevän ulottuvilla ja niiden käyttöönotto on entistä kevyempää.
Tiesitkö muuten, että Marskidata perustettiin vuonna 1984, taaksepäin katsottuna mahtavalla nimellä Mikkelin Toimistoautomaatio Ay!
Pilvipalveluiden myötä on syntynyt merkittävä mahdollistaja pienille täsmäautomaatioille; kun sekä tieto että ohjelmistot ovat samassa ympäristössä. Mutta mihin niitä automaatioita oikeasti tarvitaan ja millä me niitä teemme?
Microsoft Power Automate, aiemmalta nimeltään Microsoft Flow. Sillä tehtyjä ohjelmia kutsutaan edelleen nimellä "flow". Suomeksi flow kääntyy useimmiten nimityksellä työnkulku. Työnkulut ovat osa nykyaikaista toimisto-ohjelmistoa.
Lomaketyönkulku on hyvin yleinen esimerkki automaation käyttökohteesta. Lomakkeilla kerätään hyvin monenlaista tietoa, vastauksia kyselyihin, palautteita, ideoita, ja yhtä hyvin aloittavan työntekijän tietoja tai ostotilauksia. Kun lomake on tallennettu, mitä seuraavaksi? No, sitä automaatiota! Lomakkeen tallentaminen herättää nukkuvan ohjelman, joka käy syötetyt tiedot läpi ja valitsee niille tehtävät toiminnot. Esimerkiksi tietojen tallennus SharePoint-listalle työryhmän nähtäville tai tietokantaan, joista ne saadaan edelleen eri sovellusten käyttöön. Samalla työnkulku on lähettänyt kuittauksen lomakkeen tallentajalle ja niille, joiden pitää uuteen tietoon reagoida.
Automaatioiden avulla järkevöitetään prosesseja. Hyvänä esimerkkinä tiedon siirtäminen tai jakaminen henkilöltä toiselle ilman, että sitä pitää kaivella kansioista sähköpostiin – mutta vasta sitten kun vastuuhenkilö on asian hyväksynyt. Automaattinen käsittely on mahdollista hyvin pienissä ja arkisissa asioissa.
Microsoft Power Automate mahdollistaa prosesseja. Työnkulku voi käynnistyä sillä, että tiedostolle annettu määräpäivä lähestyy. Tästä voidaan tehdä kalenterimerkintä tai lähettää huomautus Teams-viestillä tai sähköpostilla. Annetaan automaation kertoa, mitkä tiedostot vaativat huomiota, ennen kuin on myöhäistä. Tai voisiko se yksi tiedosto olla jotenkin itsestään ajan tasalla, sisältää viimeisimmät tiedot? Kyllä onnistuu!
Automaatio voidaan virittää tarkasti tarpeen mukaan, joko täysin itsenäiseksi, kokonaan sinun ohjaamaksesi tai mitä tahansa siltä väliltä. Ota rohkeasti yhteyttä asiantuntijoihimme, niin katsotaan yhdessä miten voimme palvella juuri teidän tarpeitanne!
