Microsoft 365 Copilot voi hakea ajankohtaista tietoa julkisesta verkosta ja organisaation datasta, mikä auttaa sitä tarjoamaan tarkkoja ja ajantasaisia vastauksia käyttäjien kysymyksiin. Tämän vuoksi datastrategia on keskeisessä roolissa Copilotin käyttöönotossa. Copilot voi auttaa käyttäjiä erilaisissa tuottavuustehtävissä, kuten tekstin kirjoittamisessa, muokkaamisessa, aikataulujen hallinnassa ja paljon muussa. Tässä kirjoituksessa käsittelen datastrategian roolia, jotta Copilotin käyttö olisi tehokasta.
Copilot on kehittynyt tekoälyavustaja, tavallaan se jokaisen tietotyöläisen oma assistentti. Se on suunniteltu auttamaan käyttäjiä monenlaisissa tehtävissä, kuten tiedonhankinnassa, tuottavuuden parantamisessa ja ongelmanratkaisussa. Copilot käyttää kehittynyttä kielimallia, joka on koulutettu valtavalla määrällä tekstiä. Tämä mahdollistaa sen, että Copilot ymmärtää ja tuottaa luonnollista kieltä erittäin tarkasti. Microsoft Copilot pystyy ymmärtämään keskustelun kontekstin ja mukauttamaan vastauksensa sen mukaan. Tämä vuoksi Copilot pystyy käsittelemään monimutkaisia kysymyksiä ja tehtäviä.
Yrityksenne voi olla valmis ottamaan Copilotin käyttöön heti, mikäli:
Moni päättäjä on huolissaan. Miten valmistautua tekoälyn käyttöönottoon? Mitä sillä halutaan saavuttaa? Voisiko Copilot olla avuksi mahdollisissa organisaation kipukohdissa, esimerkiksi tehokkuuden lisäämisessä tai prosessien yksinkertaistamisessa? Mikä on organisaation tämänhetkinen AI-kyvykkyys? Kuinka ohjata työntekijöitä käyttämään tekoälyä?
”Onko teidän yrityksessänne mietitty, milloin mikäkin data vanhenee ja miten se arkistoidaan?”
Tässä kohtaa päättäjien on kiinnitettävä huomiota myös siihen, onko organisaatiolla datastrategia ja onko se riittävän hyvässä kunnossa. Tämä on monelle yritykselle iso kipukohta. Välttämättä organisaatiolla ei ole hyvää kokonaiskuvaa siitä, että mitä dataan käytetään, kuka sitä käyttää ja miten kauan dataa säilötään.
”Jopa 11 % siitä datasta, mitä työntekijät laittavat esimerkiksi ChatGPT:hen on luottamuksellista tietoa!”
Datastrategia on keskeisessä roolissa Copilotin käyttöönotossa, sillä se varmistaa, että tekoälytyökalu toimii turvallisesti ja tehokkaasti. Datastrategia varmistaa, että Copilotilla on pääsy ajantasaiseen ja oikeaan tietoon. Tämä edellyttää selkeitä käytäntöjä siitä, mitä tietoja tallennetaan ja miten tietoja hallitaan. Ethän halua, että Copilot tarjoaa käyttäjilleen vanhentunutta tietoa? Kuvittele tilanne, jossa työntekijä kysyy Copilotilta ”mikä on organisaatiomme lomapolitiikka” ja saa viisi vuotta vanhan vastauksen. Tätä ei kukaan HR-ihminen toivo.
Datastrategia auttaa varmistamaan, että tiedot käsitellään turvallisesti. Tämä sisältää muun muassa tietojen salauksen, pääsynhallinnan ja säännölliset tietoturvatarkastukset. Hyvin suunniteltu datastrategia myös määrittelee sen, miten tietoja kerätään, tallennetaan, käytetään ja poistetaan.
Datastrategia mahdollistaa edistyneen analytiikan ja tekoälyn hyödyntämisen päätöksenteossa. Tämä voi auttaa yritystä tunnistamaan trendejä, ennakoimaan tulevaa ja optimoimaan prosesseja.
Datastrategia keskittyy myös tiedon ladun parantamiseen. Laadukas tieto on tarkkaa, ajantasaista ja relevanttia, mikä on olennaista päätöksenteon kannalta. Datastrategia sisältää myös tietoturva- ja tietosuojakäytännöt, jotka omalta osaltaan varmistavat, että tietoja käsitellään turvallisesti ja luottamuksellisesti. Datastrategia on myös jatkuvaa kehittämistä. Mikäli sitä ei päivitetä säännöllisesti, se johtaa vanhentuneisiin käytäntöihin ja teknologioihin. Tämän vuoksi on olennaista luoda myös prosessi datastrategian säännölliselle arvioinnille ja päivittämiselle.
”Panosta tiedon laadun varmistamiseen ja luo prosessit säännölliselle tiedon tarkistamiselle ja siivoamiselle.”
Tiedon elinkaaren hallinta eli data lifecycle management kattaa kaikki vaiheet, joiden kautta tieto kulkee sen syntymisestä sen hävittämiseen. Tämä varmistaa, että tietoja käsitellään tehokkaasti, turvallisesti ja lainmukaisesti koko niiden elinkaaren ajan. Tiedon elinkaaren keskeiset vaiheet ovat:
Datastrategia on olennainen osa Microsoft 365 Copilotin käyttöönottoa. Se varmistaa, että tekoälytyökalu toimii tehokkaasti ja turvallisesti, ja että organisaation tiedot ovat ajantasaisia ja laadukkaita. Hyvin suunniteltu datastrategia tukee päätöksentekoa, parantaa tietoturvaa ja mahdollistaa edistyneen analytiikan hyödyntämisen.
Lue asiantuntijamme kirjoitus aiheesta: Onko ympäristösi valmis Microsoft 365 Copilotin käyttöönottoon? Tutustu myös sivuumme Copilot - Marskidata ja valjasta tekoäly käyttöösi.
Lopuksi, muista että datastrategia ei ole vain tekninen dokumentti, vaan se on strateginen työkalu, joka auttaa organisaatiotasi hyödyntämään dataa tehokkaasti ja turvallisesti. Kun datastrategia on kunnossa, Copilot voi todella loistaa ja tuoda merkittävää lisäarvoa organisaatiollesi.
