Kaimana luo kaupallisuutta liiketoimintamuotoilun, kaupallisen viestinnän ja teknologian avulla. Yksi toiminnan ja tuloksellisuuden tärkeimmistä kulmakivistä on onnellinen henkilöstö, jolloin sisäiset toimintatavat ovat ratkaisevassa asemassa.
Yrityksen sisäisen viestinnän uudistaminen lähti käyntiin fuusioitumisesta. Kaimanan taustalla on neljän eri yrityksen sulautuminen. Marskidata oli toiminut yhden näiden yrityksen IT-kumppanina aiemmin ja asiakkaan kokemus yhteistyöstä oli hyvä.
– Olimme erinomaisessa käännekohdassa, jossa halusimme varmistaa uuden organisaatiomme viestinnän yhtenäisyyden ja sujuvuuden niin toimintatapojen, järjestelmien kuin työkalujen osalta, Kaimanan Human Resources Coordinator & Partner Valentina Korpi muistelee.
Kaimanalaiset ovat viestintä- ja teknologia-alan ammattilaisia, joten odotukset IT-alan kumppanille ovat korkeat. Valentinan roolin osalta HR:n palveluiden alla oleva henkilöstömäärä kaksinkertaistui 60:sta 120:een käytännössä kerrasta.
– Tiesimme, että projekti on uudelleen järjestäytymisen kannalta erittäin tärkeä. Halusimme kattavan IT-kumppanin, jolta saisimme todennäköisimmin parhaan asiakaskokemuksen, Valentina avaa.
Marskidata valikoitui kumppaniksi aiempien kokemusten, kokonaisvaltaisuuden ja erinomaisen hintalaatu-suhteen vuoksi.
Kaimanan modernin työn palvelukokonaisuuteen sisältyi muun muassa työpajoja, valmennusta sekä sisäisen viestintäkanavan kehittämistä.
– Yhteistyö käynnistyi todella palvelevalla ja asiakaslähtöisellä otteella. Marskidata oli huomattavan kiinnostunut meidän perimmäisistä tarpeistamme. Vasta sen pohjalta lähdettiin kohti käytännön toteutuksia, Valentina Korpi Kaimanalta kertoo.
Suunnitelmia ja toteutustapaa myös hienosäädettiin matkan varrella, jotta kokonaisuudesta saatiin paras mahdollinen hyöty irti Kaimanan tarpeisiin ja tavoitteisiin. Tämä ei ole aina itsestäänselvyys projektiluontoisesti sovituissa asiantuntijapalveluissa.
– Teknologia on sovitettava aina ihmisten ja työyhteisön tarpeisiin, ei toisin päin. Toki joskus käy myös niin, että uusi teknologinen ratkaisu tarjoaa mahdollisuuksia aiempaa vaivattomampiin prosesseihin, mikä voi ohjata tekemisen tapoja, Marskidatan Modern Work Team Leader ja Modern Work Specialist Emma Klén pohtii.
Käytännön toteutus tapahtui pitkälti osallistavien työpajojen muodossa. Vetovastuu oli Marskidatalla ja työkielenä toimi pääosin englanti. Ensimmäisissä työpajoissa sukellettiin Kaimanan uuden sisäisen viestintäalustan määrittelyyn.
– Työpajat ja koko projekti käynnistettiin siis ennen lopullista valintaa käyttöönotettavasta uudesta viestintäympäristöstä. Näin määritystyö saatiin tehtyä huolella ja Kaimana sai syväluotaavaa apua oikeasti tarpeisiin vastaavan järjestelmän määrittelyyn, kilpailuttamiseen ja valintaan, Emma Klén Marskidatalta kertoo.
– Tavoitteenamme oli löytää digitaalinen viestintäalusta, joka sopii yhteen myös muiden järjestelmiemme kanssa. Työpajojen määritystyön myötä hahmotimme selvemmin, miten intranet voi parhaiten selkeyttää datan käsittelyämme ja helpottaa tiedon löydettävyyttä, Valentina lisää.
Työpajoissa selvitettiin myös kipupisteet, jotka uuden järjestelmän ja toimintatapojen myötä haluttiin taklata.
– Pureuduimme muun muassa eri puolilla organisaatiotamme edustavien ihmisten arkisiin kokemuksiin sisäisestä viestinnästä; mikä ei siihen asti ollut toiminut niin hyvin kuin haluttaisiin, tai mitä tahtoisimme lisätä, Valentina kertoo.
Arvokas palaute kokosi yhteen näkemyksiä läpi työyhteisön. Koska kaikki eivät luonnollisesti koe ryhmätilanteessa puhumista luontevaksi, vastausmahdollisuuksia annettiin myös kirjallisina tehtävinä.
– Palautteenkeruutavat olivat erinomaisia ja kaikki saivat äänensä kuuluviin, Valentina arvioi.
Projektin seuraavissa työpajoissa kirkastettiin ensimmäisiä yhteisiä sisäisen viestinnän pelisääntöjä sekä muotoiltiin Slack-pikaviestinalustaa Kaimanan työyhteisölle sopivaksi.
Marskidatan asiantuntija oli Kaimanan tukena myös varsinaisen järjestelmän kartoittamisessa. Tavoitteena ei ollut löytää ratkaisua vain Marskidatalta, vaan vaihtoehtoja kartoitettiin laajemmin puhtaasti Kaimanan tavoitteet ja tarpeet edellä.
– Saimme tukea niin tapaamisiin kuin tarjousten pyytämiseen ja niiden arvioimiseen. Marskidatan avulla osasimme ottaa huomioon monia tärkeitä asioita tarjouspyyntöjen kriittisissä vaiheissa. Koulutus ja työpajoissa määritetyt käytänteet ovat helpottaneet myös itse käyttöönottoa, Valentina kertoo ja jatkaa,
– Kun viestintä ei ole enää pirstaleista tai tule eri tavalla eri ihmisten toimesta, saamme luotua rauhaa sisäiseen viestintäämme. Samalla helpotamme tiedonhallintaa ja seurantaa. Jatkossa selkeät toimintatavat sujuvoittavat uusienkin ihmisten perehdyttämistä ja mukaan ottamista Kaimanan tapoihimme.
Valentina kertoo arvostavansa etenkin Marskidatan yhteyshenkilöiden proaktiviisuutta.
– Marskidatan väki varmistaa säännöllisesti, että asiat etenevät. Suosittelen Marskidataa etenkin kokonaisvaltaisiin tarpeisiin. Heiltä saa kaikki IT-alan palvelut saman katon alta aina fyysisistä laitteista sisäisen viestinnän muotoiluun.
