Aiemmassa blogitekstissäni Digitaalinen työympäristö kirjoitin mitä digitaalinen työympäristö tarkoittaa. Pohdin kognitiivista ergonomiaa, työpaikkakulttuuria ja digitaalisen työympäristön muotoilua. Nyt kysyn, voisiko Microsoft Teams olla digitaalinen työpaikkasi?
Microsoft on kovaa vauhtia kehittänyt Teamsista yhä laajempaa ja monipuolisempaa työkalua. Teams on jo nyt valtavan joukon työväline, sillä vuoden 2020 loppupuolella Teamsia käytti päivittäin 115 miljoonaa ihmistä, mutta kuinkahan moni hyödyntää sitä kaikessa laajuudessaan? Teamsin ominaisuudet tarjoavat nimittäin mahdollisuuden rakentaa digitaalinen työympäristö lähes kokoaan Teamsin käyttöliittymän sisälle. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että hyödyntämällä Microsoftin työkaluja ja sovelluksia monipuolisesti, pystymme tuomaan lähes kaiken tarvittavan tiedon, ohjelmat ja vuorovaikutuksen Teamsin sisälle. Tämän jälkeen on yksittäisen työntekijän itsensä valittavissa, mitä asioita hän suorittaa Teams-ympäristössä ja mitkä hän kokee paremmaksi avata omaan ikkunaan.
Mietitäänpä hetki perinteisiä työkaluja ja toimintoja, joita useat tarvitsevat työssään.
Kaikki nämä ja paljon muuta on mahdollista tehdä kokonaan Teamsin sisällä.
Vaikka yksilökeskeisyys on kasvanut yhteiskunnassa, silti tutkimusten mukaan työelämässä yhteistyön määrä on lisääntynyt. Sillä ei tarkoiteta pelkästään perinteistä palaverityöskentelyä vaan sitä, että tehtäväkokonaisuudet vaativat useamman henkilön yhteistä työpanosta monin eri tavoin. Onneksi Teams tukee yhteistyötä monipuolisesti. Voimme esimerkiksi luoda yhteisen kanavan tai keskusteluryhmän, jakaa tiedostoja, muokata niitä reaaliajassa, luoda projektisuunnitelmia, jakaa tehtäviä ja vastuita, järjestää videoneuvotteluita, jakautua palaverin aikana joustavasti pienryhmiin ja hyödyntää monia muita palaverinaikaisia yhteistyötä tukevia ja osallistujia aktivoivia ominaisuuksia. Voimme tuoda yhteiseen työskentelytilaamme tarpeellisia verkkosivuja, työkaluja ja monia muita asioita yhteiseen käyttöön. Lista on pitkä.
Samaan aikaan törmäämme siihen, että kaikille lukemattomille mahdollisuuksille tulee olla raamit ja yhteiset pelisäännöt, kuten kirjoitin aiemmassa blogitekstissäni. Ja jotta kaikkia ominaisuuksia pystytään sujuvasti hyödyntämään, tulee työntekijöillä olla riittävät tiedot ja taidot. Microsoft Teams ei myöskään ole staattisena pysyvä työympäristö, vaan sen tilat ja ominaisuudet kehittyvät jatkuvasti. Muistattehan siis kouluttaa työntekijöitänne tarpeeksi usein, jotta ette tipahda kelkasta.
Microsoft on tuonut käyttöömme vuoden 2021 aikana kokonaan uuden Viva-tuoteperheen, josta puhutaan työntekijäkokemusalustana. Se koostuu neljästä osasta, joista voit lukea tarkemmin Emmin blogitekstistä (Mikä Microsoft Viva? - Marskidata). Kaikki Microsoft Vivan ominaisuudet on tehty vahvistamaan työntekijän kokemusta sujuvasta digitaalisesta työpaikasta nimenomaan Teamsin sisällä. Se tukee työntekijän kehittymistä ja kehittymisen seuraamista, tuo organisaation sisäiset viestintäsivustot Teamsin sisälle ja sujuvoittaa tiedon löytymistä sekä tukee työhyvinvointia. Microsoft Viva edistää työpaikan omaa kulttuuria, jossa ihmiset voivat olla ja toimia parhaimmillaan riippumatta fyysisestä sijainnistaan ja käytössä olevasta laitteesta.
Millainen sinun digitaalinen työympäristösi on? Pystytkö halutessasi pysymään koko työpäivän ajan yhdessä digitaalisessa ympäristössä vai joudutko vaihtamaan paikasta toiseen? Vaikka eri sovellusten välillä pomppiminen ei vaadi meiltä fyysistä ponnistelua, se voi kuitenkin pahimmillaan kuormittaa meitä kognitiivisesti. Jos sinulla on usein valtava määrä eri ikkunoita auki ja joudut jatkuvasti availemaan uusia sovelluksia, voi se olla kuormittavuudeltaan ikään kuin joutuisit vaihtamaan fyysistä toimitilaa jatkuvasti työtehtävien aikana.
Useampien työtilojen ylläpito on yleensä myös kalliimpaa ja sama koskee digitaalista työympäristöä. Voi olla, että työntekijöille on hankittu Microsoft 365 -lisenssit esimerkiksi perinteisiä Office-sovelluksia ja Teamsia varten, mutta lisäksi maksetaan myös muiden tahojen tarjoamista sovelluksista, joilla suoritetaan vain yhtä tai muutamaa toimintoa, kuten työvuorosuunnittelua tai projektinhallintaa. Monet näistä työkaluista voisi kuitenkin olla korvattavissa Microsoft 365 -tuotteilla, jolloin voitaisiin saavuttaa selkeitä säästöjä luopumalla ylimääräisistä kustannuksista.
Meidän on siis mahdollista suunnitella ja rakentaa organisaatiomme digitaalinen työpaikka Microsoft Teamsin käyttöliittymän sisälle, joka tarjoaa tuen itsenäiseen työskentelyyn, yhteistyöhön, työssäjaksamiseen, viihtymiseen ja sujuvaan työntekoon. Mikäli kaipaat tällaista suunniteltua ja huolella rakennettua digitaalista työpaikkaa, ota yhteyttä ja mietitään yhdessä, jos Microsoft Teams voisi olla teille sopiva digitaalinen työpaikka.
