Onko yritykselläsi haasteena miten informoida työntekijöitä? Miten jakaa firman uutisia, tiedostoja tai tulevia tapahtumia? Tähän on helppo ratkaisu, Microsoftin SharePoint.
Vanhasta SharePointista on jäänyt monelle kuva vaikeasti ylläpidettävästä, kankeasta ja usein sekavasta sivustosta, jota kukaan ei käytä. Moderni SharePoint on aivan jotain muuta, se on helposti ylläpidettävä, raikas ja selkeä. Modernia SharePoint-sivustoa jokainen haluaa käydä katsomassa, työpäivän alkaessa ja sen aikana. Modernista SharePointista voidaan rakentaa yrityksen sisäisen tiedon ja sosiaalisen kanssakäymisen keskus.
Moderni SharePoint-sivusto on oikein toteutettuna selkeä ja informatiivinen. Eri osiot (esim. uutiset, kalenterit ja linkit) ovat selkeästi omissa lohkoissaan, josta näkee nopeasti tärkeimmät tiedot nopeasti. Sivuhakemisto on selkeästi jaoteltu pääaiheisiin, joista pääsee porautumaan alitasoihin parilla hiiren klikkauksella. Sivuille voi asettaa helposti myös erilaisia verkko-osia, eli sovelluksia. Näitä sovelluksia saa laajasta valikoimasta haettua lisää, laajentaen SharePoint-sivuston käytettävyyttä hurjasti.
SharePointin koko sivuston teemaa voidaan vaihtaa ja halutessa sivuston logot, värit ja navigaatio saadaan asetettua juuri oman organisaation brändin mukaisesti. Moderni SharePoint on käytettävissä tietokoneiden selaimilla, mutta myös erilaisilla mobiililaitteilla. SharePointin rakentaminen niin, että se olisi käytettävissä myös mobiililaitteilla, ei voisi olla helpompaa, sillä SharePoint toimii mobiililaitteissa heti. SharePoint-sivut skaalautuvat automaattisesti pienemmille ruuduille ja toimivat sujuvasti.
Microsoft Power Automate on yksi monista tehokkaista työkaluista, jotka voidaan integroida SharePointiin. Power Automatella voidaan asettaa triggereitä, jotka seuraavat tiedostoa, kansiota tai tapahtumaa ja se tekee automaattisesti ennalta määrättyjä toimenpiteitä. Näin saadaan automatisoitua monia triviaaleja toimenpiteitä, jolloin työntekijät voivat keskittyä tekemään enemmän tuottavampaa työtä.
Muita tehokkaita työkaluja on muun muassa Microsoft Planner, jonka avulla voidaan luoda, seurata ja hallita projekteja ja tehtäviä. Tämä on erittäin hyvä työkalu projektien seurantaan projektipäälliköille sekä projektissa työskenteleville. Planneriin voidaan projektille tehdä osioita, joita työntekijä voi käydä kommentoimassa ja merkitsemässä tehdyksi. Microsoft Stream on taas videopalvelu, jolla voidaan streamata ja jakaa videoita riippumatta sijainnista. Modernissa SharePointissa voi helposti jakaa ja katsella videoita Microsoftin Stream portaalista.
Microsoft on kehittänyt Office 365:sta yhtenäisen paketin, jonka ansiosta eri Office 365:n sovellukset toimivan symbioosissa keskenään. SharePointia voidaan käyttää nykyaikaisena verkkolevyn korvaajana tiedostokirjaston avulla. SharePointissa toteutettu tiedostokirjasto on liitettävissä oman työkoneen OneDriven kanssa ja näin se synkronoi koko ajan uusimman version verkkoon. Tällöin projektitiimillä on heti käytössä uusin versio tiedostoista automaattisesti.
SharePointin Uutiset-verkko-osa mahdollistaa nopean uuden informaation jakelun ja se on heti kaikkien nähtävillä, usealla eri laitteella. Uutisiin voidaan lisätä helposti kuvia, linkkejä ja tiedostoja. Muita erittäin hyödyllisiä verkko-osia ovat mm. kalenteri, some (Twitter, Yammer), henkilöstöhaku, PowerBi ja monia muita.
Tietojen hakua on myös parannettu modernissa SharePointissa. Kun SharePointissa hakee hakusanalla tietoa, löydetyt haun tulokset järjestetään oman aktiivisuuden perusteella. Saat myös ehdotuksia aihealueeseen liittyen, mikäli hait hieman väärällä hakusanalla ja et löytänyt etsimääsi.
SharePoint oli ennen vaikea kehittää ja ylläpitää, koska tarvittiin syvällistä osaamista verkkosivujen koodaamisesta ja teknistä ymmärrystä ja kehitys tehtiin palvelimilla. Moderni SharePoint perustuu SharePoint Frameworkkiin ja kehitys tapahtuu clientin puolella. Tämän ansiosta SharePoint toimii myös paljon nopeammin. Uutta mediaa SharePointtiin voi ladata jopa niinkin helposti kuin ottamalla tiedostosta kiinni ja pudottamalla se mediakirjastoon, ei sen helpommaksi oikein voi mennä.
Modernin SharePoint-sivuston muokkaus on helppoa ja nopeaa. Sivuille saadaan muutaman napin painalluksella uusi kuva ja tekstin muokkaus tapahtuu suoraan sivulla, ei tarvitse kuin painaista muokkaus tila päälle. Parhaillaan muokkaus tapahtuu vaikka kehityspalaverin aikana ja kaikki näkevät muutokset heti.
Uutisten ja yleisen tiedon päivitykseen ei tarvitse olla alan asiantuntija vaan kaikki voidaan opastaa julkaisemaan ja päivittämään tietoa hyvinkin nopeasti.
Jos kiinnostuit modernin SharePointin mahdollisuuksista, ole ihmeessä yhteyksissä meihin marskilaisiin ja katsotaan yhdessä miten moderni SharePoint voisi palvella teidän organisaationne tarpeita.
