Savonlinnan Oopperajuhlat on yksi Suomen kulttuurielämän kansainvälisesti tunnetuimmista tapahtumista ja kuukauden kestävillä oopperajuhlilla käy vuosittain noin 60 000 vierasta. Savonlinnan Oopperajuhlille tulee joka kesä satoja kausityöntekijöitä ja sen lisäksi Oopperajuhlilla työskentelee ympärivuotisesti 13 henkilöä. Kesäisin Oopperajuhlilla on työntekijöitä jopa yli 500.
Haasteena Oopperajuhlilla olikin viestinnän ja tiedonhallinnan selkeys, koska eri työntekijäryhmillä on erilaiset viestinnälliset tarpeet. Lisäksi Oopperajuhlat tarvitsi modernin työtilan, joka mahdollistaisi ajasta ja paikasta riippumattoman työn.
Ratkaisua viestintähaasteeseen lähdimme hakemaan yhteisten työpajojen kautta, joissa kertasimme Oopperajuhlien viestinnän ja tiedonhallinnan tarpeita. Marskidatan modernin työn asiantuntija Emma Klén laittoi kädet saveen ja alkoi työstämään Microsoft 365 -kokonaisuudesta viestinnän ja tiedonhallinnan tarpeet huomioivaa työympäristöä.
Lopputuloksena Savonlinnan Oopperajuhlille kehitettiin Microsoft 365-työkaluilla kausityöntekijöiden viestintäsivu Microsoft Swayn avulla, henkilökunnan viestintäsivu SharePointilla ja Microsoft Teams puolestaan muodostui modernin työn tekemisen paikaksi. Taustalle luotiin työnkulkuja Power Automatella, muun muassa tuntiseurannan ja palkanlaskennan helpottamiseksi. Työnkuluissa hyödynnetään jatkossa Hyväksynnät -sovellusta ja Formsia.
“Saimme Oopperajuhlille uuden intran ketterällä projektilla aikaiseksi. Samoin otimme haltuun Microsoft 365 -ominaisuuksia, jotka helpottavat monipaikkaista tietotyötä. Kolmen työpajan ja kolmen asiantuntijatyöpäivän aikana saatiin aikaiseksi paljon, kun projekti suunniteltiin hyvin heti alussa. Yhteistyötä jatketaan muun muassa henkilökunnan koulutuksilla.”
Emma Klén
Modern Work Specialist, Marskidata
Savonlinnan Oopperajuhlien ja Marskidatan yhteistyötä jatketaan koulutuksilla. Koulutuksissa syvennytään kehitettyjen Microsoft Teams- ja SharePoint -ympäristöjen käyttöön.
”Onnistuneita olivat selkeät ja hyvin valmistellut työpajat. Projektin vetäjä ei puhunut "ATK:ta", ja asiat esiteltiin sekä käytiin läpi hyvin ymmärrettävällä tavalla.”
Tarja Halonen
Talousjohtaja, Savonlinnan Oopperajuhlat
