Tekniikka on viime vuosikymmeninä kehittynyt voimakasta vauhtia ja siinä kiidossa kaikista teknisistä innovaatioista ei aina tule hittiä ja ne eivät menesty markkinoilla. Toiset innovaatiot puolestaan menestyvät ja sitä myötä muokkaavat toimialoja ja toimintaa rajumminkin. Mekään emme ole syntymästämme asti mestareita uuden tekniikan suhteen, vaan me hankimme tietoa, testaamme ja kouluttaudumme, jotta asiakkaamme saavat kentän parasta palvelua. Kun me otamme haltuun uuttaa tekniikkaa, saattaa se muuttaa meidän tapaamme tehdä töitä. Kun pieniä muutoksia toimintatavoissa on ajan saatossa riittävästi, havahdutaan ennen pitää tilanteeseen, ettei vaikkapa pari vuotta sitten laaditut ohjeet ja toimintatavat ole enää ajan tasalla. Uskoisin, että tämä tilanne on varsin monessa yrityksessä tuttu. Onko teidän firmassanne käynyt näin?
Pari vuotta sitten juuri tällainen edellä kuvattu tilanne tuli, kun me Marskidatalla totesimme, että yrityksen sisäisiä toimintaohjeita oli syytä tarkistaa ja päivittää vastaamaan tätä päivää. Ryhdyimme toimeen ja perustimme Marski Tapa Toimia -tiimin, joka alkoi kokoontua 1–2 viikon välein. Tarkastelimme kriittisesti meidän sisäisiä prosessikaavioitamme ja niihin liittyviä toimintaohjeita. Eihän ne oikein selkeiltä tuntuneet. Hommaa piti selkeyttää! Ajatus selkeni niin, että heitimme romukoppaan vanhan tavan ajatella ja katsoa tekemistämme. Aiemman usean ydinprosessin sijaan meillä on nykyään vain yksi ydinprosessi, jonka keskiössä on asiakkaamme.
Vanhassa toimintamallissa oli ilmaantunut puutoksia. Ohjeille ei ollut selkeää paikkaa ja ohjeiden etsimiseen kului meillä niin paljon aikaa vuositasolla, ettei sitä uskalla edes näin jälkikäteen laskea. Toimintatavat eivät olleet toimipisteiden kesken yhtenäiset.
Uutta Marski Tapa Toimia -mallia kehittäessämme tärkeimpiä kriteerejä olivat:
Siirsimme omalla palvelimella olleen datan pilveen paremman saavutettavuuden takaamiseksi. ERPin siirrämme omaan MD Konesaliin talven 2021 aikana. Eri käyttötarkoituksiin testasimme ja koeponnistimme useampia vaihtoehtoisia työkaluja. Parhaat työkalut ja käytännöt laitoimme jatkoon, heikommin menestyneet siirsimme sivuun tai hautumaan. Tuosta meidän MD Konesalista löytyy muuten lisää tietoa muissa blogeissamme. Käyhän myös lukaisemassa myös ne.
Nykyisin meillä on intra modernissa SharePointissa, johon olemme keränneet pysyväisluonteisempaa tietoa ja ohjeistuksia kuten esim. ohjeet työterveyshuollosta, työmatkoista, koulutuksista, yrityksen viralliset dokumenttipohjat jne. Intrasta löytyy myös täytettäviä lomakkeita esim. idealaatikko ja uuden työntekijän esitietolomake. Kaikista intran lomakkeista käynnistyy automaattisesti työnkulut, jotka varmistavat, että hommat tulee hoidettua ajallaan.
Microsoftin Yammer meillä olikin ollut jo aiemmin käytössä, mutta sille teimme täyden siivouksen. Poistimme vanhat käyttämättömät ryhmät ja loimme uudet, jotka tukivat uutta toimintamallia ja tiimejä. Yammer ajaa montaa eri tarkoitusta, mutta päähenki on toimia sähköisenä ilmoitustauluna. Yammer on osana noita aiemmin mainittuja automatisoituja työnkulkuja.
Myös Teams oli ollut käytössä jonkin aikaa ja vaati jo siivousta. Nopea käyttöönotto oli antanut liikaa vapauksia meidän innovatiiviselle ja innokkaalle porukalle. Nyt Teamsiin on tehty selkeät tiimit ja paljon päivittäistä työtä tehdään Teamsissa. Myös Teamsiin tulee automaation kautta tehtäviä intran lomakkeilta.
Näille edellä mainituille viestintätyökaluille loimme pelisäännöt ja pidimme sisäisiä koulutuksia siitä, mitä työkalua tulisi käyttää mihinkin käyttötarkoitukseen. Tiesitkö, että me voimme pitää näistä myös teille koulutuksia? Mietitään silloin yhdessä mikä on teidän firmaan sopiva tapa toimia ja me hoidamme koulutuksen koko teidän porukalle. Koulutuksista voit lukea lisää Emmin blogista. Koulutuksien lisäksi suosittelemme lämpimästi yrityksiä miettimään oman organisaation tavan toimia tässä modernin työn maailmassa. Esimerkiksi Teamsin pelikirja onkin ajankohtainen juuri nyt monessa yrityksessä, jotta työstä saadaan mahdollisimman sujuvaa.
Ja mitä aiemmin mainitsemaani Marski Tapa Toimia -tiimiin tulee, niin tiimimme kokoontuu edelleen säännöllisesti kahden viikon välein. Me käymme läpi tiimin palaverissa parin viikon aikana esiin tulleet uudet ideat, palautteet ja muut keskeiset asiat. Me opimme tässä hommassa sen, että omaa toimintaa ei kannata kehittää parin vuoden välein, vaan jatkuvasti. Palkintona tästä kehittämisestä saimme taskuumme myös ISO 9001 -laatusertifioinnin.
Jos tätä mun juttua lukiessa aloit miettiä, että pitäisikö teidänkin… niin vastaus on ehdottomasti KYLLÄ! Kyllä teidän kannattaa lähteä kehittämään omia työkaluja ja toimintatapoja. Me ollaan näihin ICT-hommiin kouluttauduttu ja myös rakennettu omat ympäristömme työkaluilla, joita tarjoamme asiakkaidemme käyttöön. Meillä on homma hallussa. Jos tuntuu, että teilläkin pitäisi ottaa hommat haltuun, niin ota yhteyttä! Me olemme mielellämme apuna.
