Microsoft Copilot-agentit kuulostavat äkkiseltään aika näppäriltä kavereilta. Ne voivat automatisoida hommia, kaivella tietoa eri järjestelmistä ja auttaa arjen töissä vähän niin kuin digitaalinen työkaveri, joka ei tarvitse kahvitaukoa. Liiketoiminnan näkökulmasta tämä on tietysti houkuttelevaa. Kukapa ei haluaisi saada rutiinihommia nopeammin alta pois?
Mutta IT:n silmin tässä kohtaa alkaa helposti vähän ohimo tykyttää. Kun organisaatio alkaa rakentaa omia Copilot-agenttejaan, kyse ei ole enää vain kivasta tekoälykokeilusta. Samalla syntyy uusi kokonaisuus, jota pitää hallita. Kuka saa tehdä mitä? Mihin tietoihin agentti pääsee käsiksi? Miten tietoturva varmistetaan ja kuka tätä kaikkea oikeasti katsoo perään?
Copilot-agentit voivat olla IT:lle uusi päänsärky, mutta sellainen, johon kannattaa tarttua ajoissa eikä vasta sitten, kun paketti on jo levällään.
Kuka näitä agentteja oikein kaitsee?
IT on tottunut hallitsemaan sovelluksia, laitteita ja käyttöoikeuksia. Copilot-agentit asettuvat vähän näiden kaikkien väliin. Niitä voi olla suht helppo rakentaa, mikä on hyvä asia, mutta samalla se tarkoittaa, että niitä helposti syntyy organisaatioon vähän kuin sieniä sateella.
Organisaation olisikin hyvä määrittää:
- Kuka voi luoda agentteja?
- Mitä tietolähteitä agentti saa käyttää?
- Kenellä on oikeus jakaa agentti muille?
- Mitä tapahtuu, jos työntekijä poistuu organisaatiosta?
- Miten varmistetaan, että agentti käyttää vain sille tarkoitettua tietoa?
Jos pelisääntöjä ei ole, kohta kukaan ei enää oikein tiedä, mitä agentteja on olemassa, kuka ne on tehnyt ja mitä tietoa niiden kautta voi käsitellä. Silloin ollaan lähellä varjo-IT:tä, eli sitä tilannetta, jossa asioita kyllä tapahtuu, mutta kukaan ei aivan varmasti tiedä, missä ja miten.
Agentti näkee vain sen, mihin sillä on lupa
Microsoft sanoo aivan perustellusti, että Copilot noudattaa olemassa olevia käyttöoikeuksia. Se on hyvä lähtökohta. Mutta jos käyttöoikeudet ovat vuosien varrella levinneet vähän joka suuntaan, Copilot ei sitä korjaa. Päinvastoin se voi tehdä vanhat ongelmat näkyviksi paljon tehokkaammin kuin ennen.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ennen isompaa agentti-innostusta kannattaa pysähtyä hetkeksi ja katsoa ainakin nämä asiat läpi:
- SharePoint- ja Teams-ympäristöjen käyttöoikeudet
- sensitiivisen tiedon sijainnit
- tiedon luokittelut
- vanhentuneet tai tarpeettomat käyttöoikeudet
Defender ja Purview eivät ole “katsotaan sitten joskus” -asioita
Monessa organisaatiossa tekoälyä lähdetään kokeilemaan innolla, mikä on sinänsä hyvä juttu. Mutta jos hallintamalli ja tietoturvakäytännöt eivät kulje mukana, ollaan nopeasti tilanteessa, jossa vauhtia on enemmän kuin näkyvyyttä. Tässä kohtaa Microsoft Defender ja Microsoft Purview nousevat tärkeään rooliin.
Purview auttaa pitämään agentit ruodussa
Microsoft Purview on noussut Copilot-aikakaudella ihan uuteen arvoon. Sen avulla organisaatio voi luokitella tietoa, estää tietovuotoja DLP-säännöillä ja valvoa, miten arkaluonteista tietoa käsitellään.
Kun Copilot-agentit alkavat hakea tietoa eri järjestelmistä, Purview auttaa varmistamaan, että tekoäly käyttää tietoa organisaation sääntöjen mukaisesti. Ilman näkyvyyttä dataan ja sen luokitteluun agenttien hallinta jää helposti vähän puolitiehen.
Defender katsoo, ettei homma karkaa käsistä
Microsoft Defenderin rooli on enemmän siinä, että nähdään, mitä ympäristössä tapahtuu ja pystytään reagoimaan, jos jokin näyttää oudolta. Kun tekoälyä ja agentteja otetaan käyttöön, myös valvonnan pitää pysyä mukana. Defender auttaa tunnistamaan riskejä, poikkeavaa toimintaa ja mahdollisia uhkia ennen kuin niistä tulee isompi savotta.
Jos Purview auttaa pitämään tiedon järjestyksessä, Defender auttaa katsomaan, että koko talossa pysyy ovet ja ikkunat kiinni.
Samalla kannattaa rehellisesti arvioida, riittävätkö nykyiset lisenssit ja hallintakyvykkyydet turvalliseen agenttien käyttöön. Monessa tapauksessa keskustelu johtaa Microsoft 365 E5 -tasoon tai ainakin siihen, että E5:n tietoturva- ja compliance-ominaisuuksia aletaan katsoa vähän vakavammalla silmällä.
Agentit tarvitsevat omistajan, eivät pelkkää intoa
Yksi yleinen kompastuskivi on se, että agentteja rakennetaan innolla, mutta kukaan ei pysähdy miettimään, kuka niistä vastaa kuukauden, puolen vuoden tai vuoden päästä. Agentti ei ole kertakäyttöinen demo, vaan osa organisaation tiedonhallintaa.
Organisaation kannattaa määritellä ainakin:
- agenttien omistajuus
- hyväksymisprosessi
- tietolähteiden hallinta
- elinkaaren hallinta
- valvonta ja raportointi
Kun nämä asiat sovitaan etukäteen, agentit voivat oikeasti helpottaa arkea. Muuten IT:lle jää jälkikäteen selvitettäväksi, kuka teki mitä, mihin agentti liittyy ja miksi se pääsee tietoihin, joihin sen ei ehkä olisi pitänyt päästä. Ja se jos mikä on vähän tympeä homma.
Tekoäly ei poista perushommien merkitystä
Copilot-agentit voivat olla organisaatiolle iso mahdollisuus. Ne voivat nopeuttaa työtä, vähentää käsityötä ja auttaa löytämään tietoa silloin, kun sitä oikeasti tarvitaan. Mutta ne eivät poista sitä tosiasiaa, että tietojen, käyttöoikeuksien ja vastuiden pitää olla kunnossa.
Ehkä tämän voisi tiivistää näin: Copilot-agentit eivät ole pelkkä tekoälyprojekti, vaan ihan rehellinen hallintaprojekti. Jos pohjatyöt tehdään kunnolla, agenteista voi tulla arjen apureita. Jos taas mennään laput silmillä, niistä tulee IT:lle uusi päänsärky.
Ilmoittaudu Copilot-webinaariimme
Jos haluat nähdä käytännön esimerkkejä siitä, miten Copilot-agentti toimii ja mitä hyötyä siitä voisi olla ihan oikeassa työarjessa, ilmoittaudu webinaariimme. Katsotaan yhdessä, mitä agenteista kannattaa ymmärtää juuri nyt ja mistä niiden kanssa voisi lähteä liikkeelle.
